Documenter un workflow

Comment documenter un workflow multi-outils pour qu'un collègue le reprenne sans perte ?

1250 € par session, HTVA

En résumé

Assurez la continuité des opérations en documentant de manière exhaustive vos workflows d'IA multi-outils. Cette formation vous guide pour créer une documentation claire et testable, détaillant chaque étape, outil, prompt et permission. Un collègue pourra ainsi reprendre votre travail rapidement et sans perte d'information, garantissant une transition fluide et efficace.

Pourquoi cette formation ?

À mesure que l'IA s'intègre dans les processus métier, les workflows deviennent des chaînes complexes d'outils, de prompts et de logiques spécifiques. La connaissance de ces processus est souvent détenue par une seule personne, créant un risque majeur pour la continuité des opérations en cas d'absence ou de départ. Sans une documentation rigoureuse, la transmission de ce savoir-faire est quasi impossible, entraînant des pertes de temps et d'efficacité. Cette formation répond à ce besoin critique en fournissant une méthode systématique pour capturer et transférer cette connaissance implicite, rendant les processus résilients. Les participants choisiront un workflow existant ou en concevront un nouveau, impliquant au moins deux outils d'IA et un outil bureautique. Ils appliqueront la méthode enseignée pour le documenter de A à Z : cartographie des étapes, rédaction des instructions, formalisation des prompts et des points de contrôle. L'exercice final consistera en un test de passation où un autre participant devra exécuter le workflow en se basant exclusivement sur le document créé. Livrables : Un modèle de documentation de workflow réutilisable.; La documentation complète d'un cas d'usage réel ou simulé.; Un plan de test de passation pour valider la documentation.. Cette formation se concentre sur la méthode de documentation et de passation. Elle n'aborde pas la conception de workflows, ni le choix des outils. La disponibilité et la performance des fonctionnalités des outils dépendent de votre plan et de votre administrateur. L'atelier se déroule en présentiel, en session privée de 12 participants maximum, dans une seule langue choisie parmi le français, le néerlandais et l'anglais. Toutes les données d'exercice sont fictives ou anonymisées, et chaque résultat produit avec l'IA est relu et validé par une personne responsable. L'objectif est un résultat délimité et réutilisable par l'équipe, pas une promesse de déploiement.

Les objectifs de cette formation

  • Identifier les composants critiques d'un workflow multi-outils.
  • Structurer la documentation pour une clarté et une complétude maximales.
  • Décrire précisément les inputs, outputs et points de contrôle de chaque étape.
  • Formaliser les prompts, les compétences et les permissions nécessaires.
  • Organiser et mener un test de passation basé sur la documentation.

Pour qui et avec quels prérequis ?

Rôles et tâches concernés

  • Professionnels utilisant des chaînes d'outils d'IA pour automatiser des tâches.
  • Chefs d'équipe souhaitant standardiser les processus et assurer la continuité.
  • Employés devant transférer leurs responsabilités ou leurs projets à des collègues.

Compétences préalables

  • Les participants doivent avoir suivi les formations "AI Fundamentals" et "AI Prompting" ou posséder une expérience équivalente. Un abonnement payant aux outils d'IA choisis lors du cadrage, offrant les fonctionnalités nécessaires, est requis. L'autorisation de l'organisation pour utiliser ces outils tiers, ainsi que les comptes et droits d'accès effectifs, sont indispensables. Les exercices se dérouleront avec des données fictives ou anonymisées.

Ce que vous travaillerez

  1. Déconstruire le workflow : Identifier les éléments clés

    Cartographier le flux de données du début à la fin. Lister les outils, les comptes et les permissions pour chaque étape.

  2. Créer le document source : Structure et contenu

    Choisir un format de documentation adapté (texte, tableur, wiki). Définir les sections : inputs, actions, prompts, outputs, vérifications.

  3. Gérer les dépendances et les points de contrôle

    Documenter les versions des outils et les configurations spécifiques. Intégrer des points de contrôle manuels pour valider les résultats intermédiaires.

  4. Valider par la passation : Le test en conditions réelles

    Définir le protocole du test de passation : qui, quoi, comment. Observer un collègue exécuter le workflow en utilisant uniquement la documentation.

Ce que vous emportez

  • Un modèle de documentation de workflow réutilisable.
  • La documentation complète d'un cas d'usage réel ou simulé.
  • Un plan de test de passation pour valider la documentation.

Méthode et évaluation

  • Ateliers pratiques basés sur des cas d'usage concrets.
  • Mise en situation de passation en binômes.
  • Création d'un livrable de documentation directement applicable.

Évaluation par les pairs de la clarté et de la complétude de la documentation produite lors de l'exercice de passation simulé.

Questions fréquentes

Quel résultat concret obtient-on avec cette formation ?

Assurez la pérennité et la résilience de vos processus automatisés en les rendant indépendants des individus qui les ont créés. Livrables : un modèle de documentation de workflow réutilisable., la documentation complète d'un cas d'usage réel ou simulé., un plan de test de passation pour valider la documentation..

À qui s'adresse cette formation et quels sont les prérequis ?

Elle s'adresse à : professionnels utilisant des chaînes d'outils d'ia pour automatiser des tâches., chefs d'équipe souhaitant standardiser les processus et assurer la continuité., employés devant transférer leurs responsabilités ou leurs projets à des collègues.. Les participants doivent avoir suivi les formations "AI Fundamentals" et "AI Prompting" ou posséder une expérience équivalente. Un abonnement payant aux outils d'IA choisis lors du cadrage, offrant les fonctionnalités nécessaires, est requis. L'autorisation de l'organisation pour utiliser ces outils tiers, ainsi que les comptes et droits d'accès effectifs, sont indispensables. Les exercices se dérouleront avec des données fictives ou anonymisées.

Quelles données et quels accès faut-il prévoir ?

Avant la session, identifiez un workflow à documenter et assurez-vous d'avoir les accès nécessaires aux outils concernés pour tous les participants. Les outils et licences nécessaires sont vérifiés avant la session ; aucun abonnement n'est inclus dans le prix.

Quel exercice pratique est réalisé ?

Les participants choisiront un workflow existant ou en concevront un nouveau, impliquant au moins deux outils d'IA et un outil bureautique. Ils appliqueront la méthode enseignée pour le documenter de A à Z : cartographie des étapes, rédaction des instructions, formalisation des prompts et des points de contrôle. L'exercice final consistera en un test de passation où un autre participant devra exécuter le workflow en se basant exclusivement sur le document créé.

Quelles sont les limites et qui valide les résultats ?

Cette formation se concentre sur la méthode de documentation et de passation. Elle n'aborde pas la conception de workflows, ni le choix des outils. La disponibilité et la performance des fonctionnalités des outils dépendent de votre plan et de votre administrateur.

La formation peut-elle être adaptée à notre métier ?

Les exercices peuvent être adaptés pour utiliser les outils et les workflows spécifiques de votre organisation, permettant aux participants de produire des livrables directement utiles à leurs équipes dès la fin de la session.

Comment la session est-elle organisée et quel est son prix ?

Demi-journée, session privée en présentiel pour 12 participants maximum. Le tarif est de 1 250 € HTVA par session. La date et le lieu sont convenus au cadrage ; chaque session se déroule dans une seule langue, français, néerlandais ou anglais.

Formations complémentaires

Dernière mise à jour :