Teams-vergaderingen

Hoe Copilot gebruiken om Teams-vergaderingen te optimaliseren?

• Microsoft Copilot
• Microsoft Teams

1250 € per sessie, excl. btw

Samengevat

Deze cursus is bedoeld voor projectleiders en management. Ze leren hoe ze Copilot kunnen gebruiken om hun Teams-vergaderingen te bevragen en relevante informatie te structureren. Deelnemers produceren een verslag dat beslissingen, acties en openstaande punten duidelijk onderscheidt, wat leidt tot een efficiënter gebruik van professionele uitwisselingen.

Waarom deze opleiding?

Het probleem

Teams hebben moeite om snel kerninformatie uit vergaderingen te halen voor een effectieve opvolging.

Wat het vandaag kost

Genomen beslissingen zijn slecht gedocumenteerd, acties worden laat toegewezen en onopgeloste punten blijven bestaan.

Waarom deze vaardigheid

Deze vaardigheid is noodzakelijk om professionele uitwisselingen te organiseren en te structureren voor hun bruikbaarheid, met name met Microsoft Copilot en Microsoft Teams.

Wat u ermee wint

De deelnemer en het bedrijf verkrijgen betrouwbare en bruikbare verslagen, wat de kwaliteit van beslissingen en de betrouwbaarheid van de opvolging verbetert.

De doelstellingen van deze opleiding

• De toegangen en configuraties die nodig zijn voor de vergaderfunctionaliteiten vóór de start ervan controleren.
• Een vergadering bevragen met Microsoft Copilot om relevante informatie en referentiepassages eruit te halen.
• Beslissingen duidelijk onderscheiden van voorstellen en uitgedrukte meningsverschillen.
• Acties gerechtvaardigd toewijzen en alleen als deze bevestigd zijn.
• Een nauwkeurig en conform de uitwisselingen opgesteld verslag valideren.
• De opvolging van acties met de belanghebbenden voorbereiden.

Voor wie en met welke voorkennis?

Betrokken rollen en taken

• Projectleiders verantwoordelijk voor taakcoördinatie
• Managers belast met strategische besluitvorming
• Supervisors van operationele teams
• Unitverantwoordelijken die toezicht houden op deliverables

Vereiste voorkennis

• AI Fundamentals en AI Prompting gevolgd, of gelijkwaardige ervaring (pedagogische voorkennis, geen inschrijvingsvoorwaarde).
• Begrip van de bedrijfsdoelstellingen van vergaderingen
• Kennis van de basisfunctionaliteiten van Microsoft Teams
• Vermogen om kerninformatie te identificeren tijdens een uitwisseling
• Bekendheid met interne opvolgingsprocessen
• Een betaald abonnement op een AI-oplossing met de gebruikte functies, toestemming van de organisatie voor externe tools en de effectieve accounts en toegangsrechten.

Voor te bereiden vóór de sessie

• Een computer per deelnemer met toegang tot de tools.
• De controle van de nodige toegangen, licenties en autorisaties.
• Een te behandelen bedrijfscasus, gebaseerd op fictieve of geanonimiseerde gegevens.

Waaraan u werkt

1. De vergadering voorbereiden

   De deelnemer zal in staat zijn om ervoor te zorgen dat de technische en organisatorische voorwaarden voor het benutten van de vergadering zijn voldaan.

2. De uitwisselingen benutten

   De deelnemer zal in staat zijn de vergadering te bevragen om belangrijke informatie en argumenten terug te vinden.

3. Het verslag structureren

   De deelnemer zal in staat zijn de geëxtraheerde informatie te classificeren om beslissingen en gevalideerde acties te onderscheiden.

4. De opvolging delen

   De deelnemer zal in staat zijn het verslag te laten valideren en de opvolgingsstappen voor te bereiden.

Wat u meeneemt

• Een verslag dat beslissingen, acties en onopgeloste punten onderscheidt.
• Praktische hulpmiddelen en ingevulde sjablonen voor toekomstige vergaderingen.

Methode en evaluatie

• Demonstraties met uitleg aan de hand van een concrete case
• Begeleide oefeningen en toepassing op uw functie
• Gezamenlijke beoordeling en controle van bronnen
• Een persoonlijk of gezamenlijk actieplan

De beoordeling is formatief: u werkt een praktijkcase uit en bespreekt deze aan de hand van het beoogde resultaat (Een verslag met besluiten, acties en open punten). De criteria zijn aansluiting op de briefing, juistheid van het resultaat, uitgevoerde controles en het kunnen toelichten van keuzes. Elke deelnemer kiest een toepassing om op het werk te testen.

Veelgestelde vragen

Wat is het concrete voordeel van deze aanpak voor het team?

Het team profiteert van meer duidelijkheid over beslissingen en een strengere opvolging van acties. Dit vermindert misverstanden en verhoogt de collectieve efficiëntie. Essentiële informatie is snel toegankelijk voor iedereen.

Wie moet deelnemen aan deze training en welke voorkennis is nuttig?

Projectleiders, managers en iedereen die vergaderingen moet organiseren of opvolgen. Het is nuttig om kennis te hebben van de bedrijfsdoelstellingen van vergaderingen en de basisfunctionaliteiten van Microsoft Teams.

Welke soorten gegevens of documenten zullen worden gebruikt en hoe wordt de vertrouwelijkheid gewaarborgd?

We zullen fictieve gegevens of geanonimiseerde gevallen gebruiken voor de praktische oefeningen. Gevoelige informatie van de organisatie wordt beschermd of niet gebruikt. De deelnemers verbinden zich tot het respecteren van de vertrouwelijkheid.

Welk type praktische oefening zal worden uitgevoerd op een specifiek geval van de organisatie?

De deelnemers bevragen een demomeeting met Microsoft Copilot en structureren de informatie. Vervolgens passen ze deze methode toe op een geanonimiseerd bedrijfscase om een gedetailleerd verslag op te stellen.

Wat zijn de beperkingen van de gebruikte tools en hoe valideert men het verkregen resultaat?

Microsoft Copilot is een AI-gebaseerde assistent, die altijd menselijke controle en validatie van informatie vereist. De validatie van het verslag is de laatste stap van het proces en moet worden uitgevoerd door de betrokken belanghebbenden.

Hoe wordt de inhoud van de training aangepast aan de specificaties van het beroep of de gevallen van mijn organisatie?

De training is ontworpen om in verschillende professionele contexten te worden toegepast. We kunnen de voorbeelden en discussies aanpassen om de specifieke uitdagingen van uw organisatie weer te geven, zonder de basismodules te wijzigen. De nadruk ligt op de aanpasbaarheid van de methoden.

Hoe lang duurt de Intra-sessie en wat kost ze?

Deze Intra-opleiding duurt een halve dag en vindt op locatie plaats, met maximaal 12 deelnemers per sessie. De vaste prijs bedraagt € 1.250 excl. btw per sessie. De oefeningen sluiten aan op de context van het team. Datum, locatie in Europa of Afrika en voertaal worden samen afgesproken. Toegang tot tools en eventuele abonnementen worden vooraf gecontroleerd.