Vergaderingen en opvolgdossiers

Hoe bereidt u met AI vergaderingen en opvolgdossiers voor?

1250 € per sessie, excl. btw

Samengevat

Deze module is bedoeld voor assistenten en administratieve teams. Ze leren documenten sorteren, een agenda opstellen en acties en deadlines extraheren met de gekozen AI-assistent die documentanalysefuncties biedt. Deelnemers vertrekken met een compleet vergaderdossier, aangevuld met praktische ondersteuning en een actieplan om hun dagelijkse voorbereidingen te optimaliseren.

Waarom deze opleiding?

Het probleem

Administratieve teams hebben moeite met het snel organiseren en verwerken van grote hoeveelheden informatie voor vergaderingen en dossiers.

Wat het vandaag kost

Dit leidt tot onvolledige agenda's, gemiste belangrijke informatie en een onbetrouwbare opvolging van beslissingen.

Waarom deze vaardigheid

Deze vaardigheid is noodzakelijk om de voorbereiding van complexe vergaderingen en dossiers te automatiseren en betrouwbaarder te maken, wat zorgt voor een betere informatiekwaliteit met de gekozen AI-assistent die documentanalyse en tekstgeneratie biedt.

Wat u ermee wint

De deelnemer en de organisatie winnen aan autonomie in informatieverwerking, betrouwbaarheid van voorbereidingen en kwaliteit van rapportages.

De doelstellingen van deze opleiding

• Een fictief dossier van berichten en notities sorteren
• Een beslissingsgerichte agenda opstellen
• Een samenvatting voor de directeur produceren
• Bevestigde acties en deadlines extraheren
• Gepersonaliseerde herinneringen opstellen zonder ze te versturen
• Een herbruikbare checklist creëren

Voor wie en met welke voorkennis?

Betrokken rollen en taken

• Administratieve assistenten die vergaderingen voorbereiden
• Secretaresses die complexe dossiers beheren
• Administratieve medewerkers die informatie organiseren
• Supportpersoneel dat documenten analyseert voor samenvattingen
• Teamleiders die de voorbereiding van hun vergaderingen willen optimaliseren

Vereiste voorkennis

• AI Fundamentals en AI Prompting gevolgd, of gelijkwaardige ervaring (pedagogische voorkennis, geen inschrijvingsvoorwaarde).
• Begrip van vergader- en dossierprocessen
• Kennis van de vergaderdoelen van de organisatie
• Gewend zijn aan het verwerken van documenten en e-mailberichten
• Vermogen om sleutelinformatie in teksten te identificeren
• Een betaald abonnement op een AI-oplossing met de gebruikte functies, toestemming van de organisatie voor externe tools en de effectieve accounts en toegangsrechten.

Voor te bereiden vóór de sessie

• Een computer per deelnemer.
• Toegang tot de gekozen AI-assistent.
• Een bedrijfscase om mee te werken met fictieve of geanonimiseerde gegevens.

Waaraan u werkt

1. Informatie verzamelen

   Dit blok stelt deelnemers in staat documenten efficiënt te sorteren en ontbrekende onderdelen te identificeren.

2. Vergadering voorbereiden

   Dit blok stelt deelnemers in staat een relevante agenda en een beknopte samenvatting voor de directeur op te stellen.

3. Beslissingen opvolgen

   Dit blok stelt deelnemers in staat acties en deadlines te extraheren en geschikte herinneringen voor te bereiden.

4. Controleren en optimaliseren

   Dit blok stelt deelnemers in staat de geproduceerde informatie te verifiëren en hulpmiddelen te creëren voor toekomstige voorbereidingen.

Wat u meeneemt

• Een vergaderdossier met agenda, samenvatting en opvolging
• Praktische hulpmiddelen en ingevulde sjablonen
• Een actieplan om voorbereidingen te optimaliseren

Methode en evaluatie

• Demonstraties met uitleg aan de hand van een concrete case
• Begeleide oefeningen en toepassing op uw functie
• Gezamenlijke beoordeling en controle van bronnen
• Een persoonlijk of gezamenlijk actieplan

De beoordeling is formatief: u werkt een praktijkcase uit en bespreekt deze aan de hand van het beoogde resultaat (Een vergaderdossier met agenda, synthese en opvolging). De criteria zijn aansluiting op de briefing, juistheid van het resultaat, uitgevoerde controles en het kunnen toelichten van keuzes. Elke deelnemer kiest een toepassing om op het werk te testen.

Veelgestelde vragen

Wat is het concrete resultaat voor mijn team na deze training?

Uw team zal vergaderingen en dossiers gestructureerder en sneller kunnen voorbereiden. Belangrijke informatie wordt beter geïdentificeerd en de opvolging van beslissingen betrouwbaarder.

Wie moet deelnemen aan deze training en welke kennis is vooraf nodig?

Administratieve assistenten, secretaresses en ondersteunend personeel zijn de ideale deelnemers. Het is essentieel om inzicht te hebben in documentbeheerprocessen en het belang van vergaderingsvoorbereiding.

Welke soorten gegevens of documenten worden gebruikt en hoe wordt informatie beschermd?

Fictieve of geanonimiseerde gegevens worden gebruikt voor de praktische oefeningen. Gevoelige bedrijfsinformatie wordt niet blootgesteld en blijft vertrouwelijk.

Welke soort oefening wordt er tijdens de sessie uitgevoerd?

De deelnemers werken aan een concrete praktijkcase, waarbij ze een fictief dossier sorteren, een agenda opstellen en acties extraheren. Dit maakt directe toepassing van vaardigheden mogelijk.

Wat zijn de beperkingen van de tool en wie valideert het eindresultaat?

De tool is een hulpmiddel voor voorbereiding, geen vervanging voor menselijke analyse. De uiteindelijke validatie van de geproduceerde documenten blijft de verantwoordelijkheid van de deelnemer en zijn of haar leidinggevende.

Hoe kan de training worden aangepast aan mijn beroep en de specifieke gevallen van mijn organisatie?

De training maakt gebruik van generieke scenario's die kunnen worden gepersonaliseerd met voorbeelden uit uw eigen sector. De geleerde principes zijn toepasbaar in verschillende professionele contexten.

Hoe lang duurt de Intra-sessie en wat kost ze?

Deze Intra-opleiding duurt een halve dag en vindt op locatie plaats, met maximaal 12 deelnemers per sessie. De vaste prijs bedraagt € 1.250 excl. btw per sessie. De oefeningen sluiten aan op de context van het team. Datum, locatie in Europa of Afrika en voertaal worden samen afgesproken. Toegang tot tools en eventuele abonnementen worden vooraf gecontroleerd.