OneDrive en SharePoint voor Copilot

Hoe OneDrive en SharePoint organiseren voor nuttige antwoorden met Copilot?

• Microsoft Copilot
• Microsoft 365

1250 € per sessie, excl. btw

Samengevat

Deze training is gericht op IT-managers, Microsoft 365-beheerders, assistenten en administratieve teams. Deelnemers leren documenten te organiseren, structureren en toegang te controleren met Microsoft Copilot, voor optimale OneDrive- en SharePoint-organisatie. Het resultaat is een proefdocumentstructuur en een kwaliteitsraster voor bronnen, wat relevante antwoorden bevordert.

Waarom deze opleiding?

Het probleem

Teams hebben moeite om betrouwbare en relevante antwoorden van Copilot te krijgen uit hun bedrijfsdocumenten.

Wat het vandaag kost

Dit leidt tot onzekerheid bij beslissingen, tijdrovende handmatige controles en een gebrek aan vertrouwen in digitale informatie.

Waarom deze vaardigheid

Een nauwgezette organisatie van documenten is essentieel om Copilot in staat te stellen nuttige en nauwkeurige informatie te leveren voor dagelijkse taken.

Wat u ermee wint

De deelnemer verkrijgt nauwkeurige antwoorden van Copilot, een hogere kwaliteit van de gebruikte gegevens en meer autonomie in documentbeheer.

De doelstellingen van deze opleiding

• De versies, duplicaten en eigenaars van bestaande documenten in kaart brengen.
• Coherente namen, mappen en metagegevens voor documentatie definiëren.
• Het onderscheid maken tussen menselijke toegang tot documenten en hun ontdekking door Copilot.
• De deelacties en machtigingen controleren met de beheerder van de documentruimtes.
• Query's testen op een verzameling documenten om ambiguïteiten te identificeren.
• Het noodzakelijke onderhoud voor de kwaliteit van de bronnen documenteren.

Voor wie en met welke voorkennis?

Betrokken rollen en taken

• IT-managers
• Microsoft 365-beheerders
• Administratieve assistenten
• Leden van administratieve teams

Vereiste voorkennis

• AI Fundamentals en AI Prompting gevolgd, of gelijkwaardige ervaring (pedagogische voorkennis, geen inschrijvingsvoorwaarde).
• Begrip van de werking van OneDrive
• Kennis van de SharePoint-principes
• Bekendheid met de organisatie van digitale documenten
• Een betaald abonnement op een AI-oplossing met de gebruikte functies, toestemming van de organisatie voor externe tools en de effectieve accounts en toegangsrechten.

Voor te bereiden vóór de sessie

• Een persoonlijke computer per deelnemer.
• Functionele toegang tot Microsoft Copilot en Microsoft 365 tools.
• Een specifieke business case om aan te werken.

Waaraan u werkt

1. Diagnose

   De deelnemer identificeert referentiedocumenten, evenals bestaande versies, duplicaten en eigenaars.

2. Structureren

   De deelnemer definieert duidelijke regels voor naamgeving, maporganisatie en metagegevens voor documentatie.

3. Toegang controleren

   De deelnemer begrijpt het onderscheid tussen gebruikerstoegang en de manier waarop Copilot toegang krijgt tot informatie.

4. Testen

   De deelnemer evalueert de relevantie van Copilot's antwoorden op een reeks documenten en plant correcties.

Wat u meeneemt

• Een pilotdocumentstructuur.
• Een kwaliteitsraster voor bronnen.
• Voltooide praktische materialen en sjablonen.

Methode en evaluatie

• Demonstraties met uitleg aan de hand van een concrete case
• Begeleide oefeningen en toepassing op uw functie
• Gezamenlijke beoordeling en controle van bronnen
• Een persoonlijk of gezamenlijk actieplan

De beoordeling is formatief: u werkt een praktijkcase uit en bespreekt deze aan de hand van het beoogde resultaat (Een pilotdocumentstructuur en een rubric voor bronkwaliteit). De criteria zijn aansluiting op de briefing, juistheid van het resultaat, uitgevoerde controles en het kunnen toelichten van keuzes. Elke deelnemer kiest een toepassing om op het werk te testen.

Veelgestelde vragen

Welk concreet voordeel levert deze sessie op voor mijn team?

Uw team zal effectiever kunnen interageren met Copilot, door relevante antwoorden te ontvangen op basis van georganiseerde documenten. Dit verhoogt het vertrouwen in de beschikbare informatie en vermindert de tijd die wordt besteed aan het zoeken naar gegevens of het controleren van de juistheid ervan.

Wie zou aan deze sessie moeten deelnemen en wat moet men weten?

IT-managers, Microsoft 365-beheerders en administratieve teams zijn het meest relevant. Het is nuttig om bekend te zijn met OneDrive en SharePoint, evenals met een begrip van de huidige documentorganisatie van het bedrijf.

Welke soorten gegevens en documenten zullen tijdens de sessie worden gebruikt en hoe worden deze beschermd?

We gebruiken fictieve of geanonimiseerde gegevens, of een bedrijfscase die door uw organisatie wordt geleverd met vertrouwelijkheidsmaatregelen. Gevoelige informatie wordt met de grootste zorg behandeld en wordt niet bewaard na de sessie.

Welke oefening wordt concreet uitgevoerd op de case van onze organisatie?

De deelnemers zullen de geleerde methoden toepassen om documenten in kaart te brengen, een pilotstructuur te definiëren en toegang te controleren op een specifieke bedrijfscase. Dit omvat het simuleren van Copilot-query's en het identificeren van verbeterpunten.

Wat zijn de beperkingen van de behandelde tools en wie valideert het resultaat van ons werk?

Tools zoals Copilot zijn afhankelijk van de kwaliteit van de gegevens en de organisatie van de documenten. De validatie van het uitgevoerde werk is de verantwoordelijkheid van de beheerder van de documentruimtes of de interne managers van uw organisatie.

Hoe kan deze sessie worden aangepast aan de specificaties van ons vakgebied en onze gebruiksscenario's?

De sessie is ontworpen om te worden toegepast op concrete cases die door deelnemers worden ingebracht. We passen de voorbeelden en discussies aan de soorten documenten en processen die specifiek zijn voor uw sector aan, waardoor een gepersonaliseerde implementatie mogelijk is.

Hoe lang duurt de Intra-sessie en wat kost ze?

Deze Intra-opleiding duurt een halve dag en vindt op locatie plaats, met maximaal 12 deelnemers per sessie. De vaste prijs bedraagt € 1.250 excl. btw per sessie. De oefeningen sluiten aan op de context van het team. Datum, locatie in Europa of Afrika en voertaal worden samen afgesproken. Toegang tot tools en eventuele abonnementen worden vooraf gecontroleerd.