Traceerbare financiële controles

Hoe kunt u AI gebruiken om financiële controlefiches op te stellen die verifieerbaar en daadwerkelijk uitvoerbaar zijn?

1960 € per sessie, excl. btw

Samengevat

Tijdens deze dag van zeven uur, exclusief pauzes, zet u verspreide financiële procedures om in een bruikbaar controledossier. Generatieve AI ondersteunt de structurering en redactie, terwijl de deelnemers de bronnen controleren, de verwachte bewijsstukken specificeren en de documentatiekwaliteit meten vóór validatie door een gekwalificeerde professional.

Waarom deze opleiding?

Een controle die wordt omschreven als ‘de rekeningen controleren’ vermeldt noch de reikwijdte, noch de aanvaardbare afwijkingen, noch het te bewaren bewijs. Die onduidelijkheid brengt de continuïteit van de afsluiting in het gedrang en bemoeilijkt de beoordeling van de werkzaamheden. AI kan beschrijvingen uniformiseren en inconsistenties in de documentatie signaleren, maar kan ook een frequentie of validatie verzinnen. Daarom vereist de opleiding dat elk voorschrift aan een bron wordt gekoppeld en dat afwegingen aan de financieel verantwoordelijke worden voorgelegd. Doorlopende casus: De fictieve organisatie ‘Talvigne Composants’ bereidt haar maandafsluiting voor. Haar controles op bankafstemmingen, dubbele leveranciers en de onderbouwing van manuele boekingen staan beschreven in tegenstrijdige notities. De deelnemers reconstrueren drie fiches op basis van volledig fictieve procedures, boekhoudkundige uittreksels en bewijsstukken. Toepassing op de werkplek: Herwerk een afsluitingscontrole binnen uw eigen werkterrein, met geanonimiseerde gegevens en een toegelaten tool. Laat de fiche nalezen door de financieel verantwoordelijke, laat een collega de uitvoering testen en volg ontbrekende velden en vragen om verduidelijking op.

De doelstellingen van deze opleiding

• De verbanden tussen financiële risico’s, controles en bewijsstukken in kaart brengen
• Drie operationele fiches opstellen met begeleide AI-ondersteuning
• Voorschriften met bronvermelding onderscheiden van te valideren aannames
• De reproduceerbaarheid van een controle testen op basis van de fiche
• De volledigheid en traceerbaarheid van het dossier meten

Voor wie en met welke voorkennis?

Betrokken rollen en taken

• Boekhoudkundige en financiële verantwoordelijken die toezicht houden op de afsluitingscontroles
• Interne controleurs en interne auditors die financiële documentatie beoordelen
• Boekhoudkundige aanspreekpunten die belast zijn met het formaliseren van procedures

Vereiste voorkennis

• De afsluitingsverrichtingen en de principes van interne financiële controle kennen.
• Een verzoek aan een generatieve AI kunnen structureren en het antwoord kunnen nalezen.
• Boekhoudkundige uittreksels kunnen verwerken in een rekenblad.

Waaraan u werkt

1. De afgedekte risico’s afbakenen

   Doel: De drie controles koppelen aan de afsluitingsrisico’s. Controledoel, boekhoudkundige beweringen, preventie en detectie; onderscheid tussen procedure en bewijs.

2. De bronnen beoordelen

   Doel: Een ondubbelzinnig bruikbaar bronnenbestand voorbereiden. Versies, herkomst, tegenstrijdigheden, anonimisering en beperkingen op de doorgifte aan AI.

3. De fiches opstellen met AI-ondersteuning

   Doel: Drie uniforme operationele beschrijvingen verkrijgen. Gestructureerde instructie, verplichte verwijzingen, uitvoerbare stappen, interne drempelwaarden en functiescheiding.

4. Bewijsstukken en uitzonderingen definiëren

   Doel: De resultaten van de controles traceerbaar maken. Bewijs van uitvoering, conclusie, afwijking, escalatie, goedkeuring en bewaring volgens de interne regels.

5. Testen via onderlinge beoordeling

   Doel: Nagaan of een derde de controle kan reproduceren. Uitvoeringstest, vergelijking met de stukken, onduidelijkheden en onderscheid tussen documentatiekwaliteit en werkelijke doeltreffendheid.

6. Meten en de validatie organiseren

   Doel: Een dossier afronden dat klaar is voor professionele beoordeling. Indicatoren voor volledigheid, traceerbaarheid, voorbehouden, versiebeheer en verantwoordelijkheden voor actualisering.

Wat u meeneemt

• Risico–controle–bewijsmatrix
• Dossier met drie controlefiches met bronvermelding
• Logboek van aannames, correcties en validaties
• Kwaliteitsraster en verslag van de uitvoeringstest

Methode en evaluatie

• Korte theoretische toelichtingen, onmiddellijk gevolgd door praktijkoefeningen op de doorlopende casus.
• Individueel werk, vervolgens werk in duo’s, met onderlinge beoordeling van de resultaten.
• Begeleide gezamenlijke bespreking: wat werkt, wat moet worden gecorrigeerd en wat een menselijke beslissing blijft.
• Voorbereiding: Zorg voor toegang tot een AI-tool die door de organisatie is toegelaten, zonder vertrouwelijke financiële gegevens door te geven. Identificeer een fichesjabloon en documentatieproblemen; gebruik uitsluitend fictieve of geanonimiseerde voorbeelden.

Waarneembare criteria: Elke controle dekt een geïdentificeerd risico af en verwijst naar de brondocumenten. ; Elke fiche vermeldt de verantwoordelijke, frequentie, reikwijdte, stappen, bewijsstukken en behandeling van afwijkingen. ; Geen enkel door AI verzonnen voorschrift wordt als gevalideerd voorgesteld. ; Een collega voert de geteste controle uit zonder niet-gedocumenteerde mondelinge verduidelijking. ; De percentages ingevulde velden en voorschriften met bronvermelding worden berekend, met vermelding van de resterende voorbehouden..

Veelgestelde vragen

Kan AI een controle valideren?

Nee. AI ondersteunt het opstellen; de validatie is de verantwoordelijkheid van een gekwalificeerde professional, zonder geautomatiseerde gevoelige beslissingen.

Kunnen echte boekingen worden gebruikt?

De oefeningen gebruiken fictieve of geanonimiseerde casussen, uitsluitend in de tools die door de organisatie zijn toegelaten.

Bewijst het dossier de doeltreffendheid van de controles?

Nee. De documentatiekwaliteit wordt beoordeeld; de werkelijke doeltreffendheid vereist tests op de betrokken verrichtingen.

Welke bewaartermijn moet worden gehanteerd?

Pas de interne regels toe; de toepasselijke wettelijke vereisten moeten bij uw juridische dienst worden nagegaan.