Toepasselijke interne regels

Hoe zet u verspreide instructies om in een duidelijk en controleerbaar intern beleid dat ter validatie wordt voorgelegd?

1250 € per sessie, excl. btw

Samengevat

In 3 uur gebruiken de deelnemers generatieve AI om op basis van fictieve documenten een ontwerp van intern beleid te structureren en op te stellen. Ze bepalen de verantwoordelijkheden, behandelen uitzonderingen en controleren de samenhang van de regels. Vervolgens stellen ze een validatiedossier samen voor de betrokken verantwoordelijken en een gekwalificeerde professional.

Waarom deze opleiding?

Een intern beleid kan leesbaar lijken terwijl het toepassingsgebied, de personen die bevoegd zijn om beslissingen te nemen of de behandeling van uitzonderingen onduidelijk blijven. Deze grijze zones leiden tot uiteenlopende interpretaties en bemoeilijken het toezicht op de toepassing ervan. AI kan helpen om instructies te ordenen en tegenstrijdigheden op te sporen, maar kan ook een verplichting verzinnen of een aanname voorstellen als een vaststaande regel. De opleiding maakt een onderscheid tussen ondersteund opstellen, organisatorische besluitvorming en juridische validatie. Doorlopende casus: Het fictieve bedrijf Néracime Distribution ontvangt geschenken van leveranciers zonder gemeenschappelijke instructies. De aankoopdienst wil richtlijnen voor aangiften vastleggen, managers vragen om een besluitvormingstraject en de commerciële teams melden uitnodigingen die moeilijk in te delen zijn. Het dossier bevat tegenstrijdige notities en fictieve voorbeelden, zonder veronderstelde wettelijke drempel. Toepassing op het werk: Gebruik de structuur opnieuw voor een ander intern thema en vervang de aannames door informatie die u mag gebruiken. Laat de verantwoordelijkheden bevestigen, documenteer de gemaakte afwegingen en verkrijg juridische validatie vóór elke officiële verspreiding.

De doelstellingen van deze opleiding

  • Het toepassingsgebied, de doelgroep en de status van het document afbakenen.
  • De voorgestelde regels extraheren met behoud van hun bronnen.
  • Uitvoerbare bepalingen opstellen met generatieve AI.
  • De bepalingen toetsen aan gewone situaties en uitzonderingen.
  • Afwijkingen, gemaakte afwegingen en het validatietraject documenteren.

Voor wie en met welke voorkennis?

Betrokken rollen en taken

  • Juristen en compliancemedewerkers die interne documenten voorbereiden.
  • Verantwoordelijken voor HR, aankoop of operationele activiteiten die bijdragen aan het formaliseren van gedragsregels.

Vereiste voorkennis

  • Al een eenvoudige vraag aan generatieve AI geformuleerd en bijgestuurd hebben.
  • De rollen bij het opstellen, goedkeuren en verspreiden van interne documenten kennen.

Waaraan u werkt

  1. De regels en hun bronnen afbakenen

    Doel: Vaststaande informatie onderscheiden van keuzes die nog openstaan. Toepassingsgebied, doelgroep, documentstatus; verschil tussen een interne keuze, een aanname en een te verifiëren wettelijke verplichting.

  2. Een bruikbare structuur opbouwen

    Doel: De regels ordenen rond de verwachte acties. Doel, definities, verantwoordelijkheden, aangifte, uitzonderingen, melding en herziening; onderscheid tussen beleid en een gedetailleerde procedure.

  3. Opstellen zonder gezag te verzinnen

    Doel: Begrijpelijke en traceerbare bepalingen opstellen. Schrijfinstructies die uitsluitend op de verstrekte bronnen steunen; formulering van verboden, toelatingen en uitzonderingen; opsporing van verzonnen verwijzingen.

  4. Toetsen en de validatie voorbereiden

    Doel: De kwaliteit van het ontwerp meten voordat het wordt doorgestuurd. Samenhang controleren, begrijpelijkheid toetsen, correcties traceerbaar maken en verantwoordelijkheden voor validatie vastleggen.

Wat u meeneemt

  • Afbakeningsfiche en bronnenmatrix.
  • Ontwerpbeleid voor geschenken en uitnodigingen, uitdrukkelijk niet goedgekeurd.
  • Ingevuld controlerooster en correctielogboek.
  • Besluitvormingsdossier en validatietraject.

Methode en evaluatie

  • Korte theoretische bijdragen, onmiddellijk gevolgd door praktijkoefeningen op basis van de doorlopende casus.
  • Individueel werk, gevolgd door werk in duo's, waarbij deelnemers elkaars resultaten nalezen.
  • Begeleide gezamenlijke bespreking: wat werkt, wat moet worden bijgestuurd en wat een menselijke beslissing blijft.
  • Voorbereiding: Zorg voor toegang tot een tool voor generatieve AI die door de organisatie is toegestaan. Lees het verstrekte fictieve dossier; elk aanvullend voorbeeld moet geanonimiseerd zijn en mag alleen met toestemming worden gedeeld.

Waarneembare criteria: Het toepassingsgebied vermeldt de doelgroep, de gedekte situaties en de uitsluitingen. ; Elke regel verwijst naar een bron uit het dossier of draagt de vermelding « nog te beslissen ». ; De bepalingen geven aan wie handelt, in welke situatie en volgens welk traject. ; Drie testgevallen zijn gedocumenteerd; vastgestelde onduidelijkheden zijn weggewerkt of gemeld. ; De controle telt de criteria waaraan is voldaan, de resterende afwijkingen en de ontbrekende validaties..

Veelgestelde vragen

Mag het document onmiddellijk worden verspreid?

Nee. Het blijft een ontwerp totdat de interne beslissingen zijn genomen en een gekwalificeerde professional het heeft gevalideerd.

Mogen echte dossiers worden gebruikt?

De oefeningen gebruiken fictieve of geanonimiseerde casussen, uitsluitend in tools die door de organisatie zijn toegestaan.

Bepaalt AI welke verplichtingen van toepassing zijn?

Nee. Elke uitspraak over regelgeving moet met een bron worden onderbouwd; de toepasselijkheid ervan moet samen met uw juridische dienst worden nagegaan.

Mag AI een geschenk aanvaarden of weigeren?

Nee. Geen enkele gevoelige beslissing wordt geautomatiseerd; de aangewezen verantwoordelijken behouden de beslissingsbevoegdheid.

Laatst bijgewerkt: