Prioriteiten en beschikbare tijd
Hoe kiest u wat u eerst doet wanneer de aanvragen de beschikbare tijd overschrijden?
1250 € per sessie, excl. btw
Samengevat
Tijdens deze halve dag van 3 uur ontdekt u eenvoudige richtlijnen om aanvragen te rangschikken, een realistische dagplanning op te stellen en op onderbrekingen te reageren. De deelnemers oefenen met een fictieve casus, vergelijken hun afwegingen en oefenen formuleringen om over een termijn te onderhandelen zonder hun engagementen uit het oog te verliezen.
Waarom deze opleiding?
Aanvragen in volgorde van binnenkomst behandelen, geeft soms voorrang aan de meest zichtbare vragen in plaats van aan de belangrijkste engagementen. Een onderscheid maken tussen de werkelijke deadline, de gevolgen van vertraging en onderlinge afhankelijkheden voorkomt dat elke vraag als dringend wordt behandeld. Een agenda zonder speling is weinig bestand tegen onderbrekingen. Oefenen met het inschatten van een taak, het vrijhouden van een tijdsblok en het voorstellen van een alternatieve termijn helpt om afwegingen expliciet te maken, in plaats van stilzwijgend onverenigbare engagementen op te stapelen. Doorlopende casus: Bij « Almérive Signalétique », een fictief bedrijf, moet een medewerker vóór de middag een offerte voorbereiden, een productiedossier controleren en een levering organiseren. Om 10 uur komen daar een correctie van een klant en een interne vraag bij. De deelnemers krijgen de deadlines, de gevolgen van vertraging en de geschatte tijdsduur om een beslissing te nemen. Toepassing op het werk: Kies de volgende week elke ochtend drie prioriteiten, reserveer speling voor onvoorziene zaken en noteer een verschil tussen planning en uitvoering. Zoek na vijf dagen een terugkerende oorzaak van uitloop en pas ofwel de inschatting, ofwel het aangegane engagement aan. Vraag uw leidinggevende om prioriteiten af te wegen wanneer de randvoorwaarden onverenigbaar blijven.
De doelstellingen van deze opleiding
- Onderbrekingen en gewoonten herkennen die een werkdag versnipperen.
- Aanvragen rangschikken volgens hun belang en werkelijke dringendheid.
- Een planning opstellen die past binnen de beschikbare tijd.
- Een voorstel voor een termijn formuleren of vragen om prioriteiten af te wegen.
- Uw prioriteiten na een onvoorziene gebeurtenis herzien en daarbij de gevolgen expliciet benoemen.
Voor wie en met welke voorkennis?
Betrokken rollen en taken
- Medewerkers die met meerdere gelijktijdige aanvragen en kort op elkaar volgende deadlines worden geconfronteerd.
- Personen die duidelijke grenzen willen stellen bij onderbrekingen door collega’s of klanten.
Vereiste voorkennis
- Geen technische voorkennis vereist; de richtlijnen worden stapsgewijs aangereikt.
- U moet een werkdag en de belangrijkste tijdsgebonden beperkingen ervan kunnen beschrijven.
Waaraan u werkt
Uw werkelijke dagverloop observeren
Doel: Onderscheid maken tussen gepland werk, binnenkomende vragen en versnippering. Verschil tussen geplande en bestede tijd; tijdverlies bij het hervatten van taken; verschil tussen een opgelegde onderbreking en een vrijwillige taakwissel.
Beslissen wat eerst komt
Doel: Een behandelvolgorde onderbouwen in plaats van de volgorde van binnenkomst te volgen. Belang, dringendheid, onderhandelbare deadlines en afhankelijkheden; vragen die u kunt stellen wanneer alle aanvragen prioritair lijken.
Een planning opstellen en vervolgens herzien
Doel: Engagementen afstemmen op een beperkte capaciteit. Een taak opsplitsen, tijd inschatten, kleine acties bundelen, concentratieblokken en speling voor onvoorziene zaken.
Onderhandelen zonder het onmogelijke te beloven
Doel: Op een vraag reageren en tegelijk uw prioritaire engagementen beschermen. De verwachte termijn verduidelijken, de beperking toelichten, een alternatief voorstellen en vragen om prioriteiten af te wegen.
Wat u meeneemt
- Schema voor het rangschikken van aanvragen met een onderbouwing van de prioriteiten.
- Dagplanning met tijdsduur, randvoorwaarden en speling.
- Formuleringsfiche om over een deadline te onderhandelen.
- Persoonlijk plan om vijf dagen lang een aanpak uit te testen.
Methode en evaluatie
- Korte theoretische toelichtingen, gevolgd door praktijksimulaties en rollenspellen rond de doorlopende casus.
- Gestructureerde observatie en feedback tussen deelnemers aan de hand van een gemeenschappelijk schema.
- Begeleide nabespreking: wat werkte, wat wordt aangepast, individueel engagement.
- Voorbereiding: Noteer drie vaak voorkomende onderbrekingen en een geanonimiseerd voorbeeld van een conflict tussen twee deadlines. Voorzie papier of een tool die door uw organisatie is toegestaan; toegang tot vertrouwelijke dossiers is niet nodig.
Observeerbare criteria: De hoogste prioriteiten worden onderbouwd met een deadline, een gevolg of een afhankelijkheid. ; De planning past binnen de beschikbare tijd en behoudt een expliciete marge. ; De reactie op een onderbreking verduidelijkt de behoefte voordat een termijn wordt beloofd. ; De voorgestelde afweging benoemt de uitgestelde taak en het gevolg van dat uitstel. ; Het persoonlijke plan vermeldt een gewoonte om uit te testen en een observatie om te noteren..
Veelgestelde vragen
Moet u uw werkagenda meebrengen?
Nee, de fictieve casus volstaat. Een geanonimiseerd uittreksel kan helpen om de toepassing op het werk voor te bereiden.
Wat kunt u doen als alle deadlines vastliggen?
Maak de onverenigbaarheden zichtbaar en vraag om een afweging, zonder op eigen houtje te beslissen een engagement te schrappen.
Werkt u uitsluitend met een prioriteitenmatrix?
Nee, de rangschikking wordt aangevuld met een planning en rollenspellen over onderbrekingen.
Neemt deze aanpak overbelasting weg?
Nee. Deze aanpak helpt u onderscheid te maken tussen versnippering en een te hoge werklast, en vervolgens de nodige aanpassingen te onderbouwen.
Laatst bijgewerkt: