Goedkeuringen zonder blokkeringen

Hoe kunt u wachttijden en terugzendingen in een goedkeuringsproces voor aankopen verminderen zonder de controles te verzwakken?

1960 € per sessie, excl. btw

Samengevat

Tijdens deze dag van 7 uur, exclusief pauzes, herziet u een goedkeuringsproces voor aankopen met ondersteuning van generatieve AI. U brengt de stappen in kaart, identificeert knelpunten, legt beslissingsregels vast en toetst een beoogd proces aan fictieve dossiers, met indicatoren voor doorlooptijd en kwaliteit.

Waarom deze opleiding?

Een goedkeuringsproces kan steeds meer goedkeuringen omvatten zonder duidelijk te maken wie het budget, de naleving van leveranciersvereisten of de operationele behoefte controleert. Onvolledige dossiers circuleren dan tussen diensten en bij dringende aanvragen worden de regels soms omzeild. Generatieve AI helpt om procesvarianten te vergelijken en inconsistenties expliciet te maken, maar haar voorstellen vormen geen toestemming. Elke vereenvoudiging moet verenigbaar blijven met gedelegeerde bevoegdheden, functiescheiding en de traceerbaarheid van beslissingen. Doorlopende casus: De fictieve organisatie « Asterive Outillage » koopt onderhoudsonderdelen aan. Haar aanvragen gaan via de werkplaatsverantwoordelijke, de aankoopdienst en de financiële dienst. Twaalf fictieve dossiers met tijdstempels brengen ontbrekende documenten, overbodige goedkeuringen en blokkeringen bij afwezigheden aan het licht. Een aangeleverd beleid voor het aangaan van verplichtingen legt de verplichte controles vast. Toepassing op het werk: Selecteer bij uw terugkeer een afgebakend proces, laat de voorgestelde regels door de aankoopdienst en de financiële dienst beoordelen en vergelijk vervolgens de doorlooptijden en teruggestuurde dossiers over een vastgelegde periode. Wijzig geen gedelegeerde bevoegdheden zonder akkoord van de bevoegde verantwoordelijke.

De doelstellingen van deze opleiding

  • De stappen, betrokkenen en informatie van een bestaand proces in kaart brengen.
  • Wachttijden en teruggestuurde dossiers meten op basis van gebeurtenissen met tijdstempels.
  • Verplichte controles onderscheiden van overbodige goedkeuringen.
  • Drempels, gedelegeerde bevoegdheden en uitzonderingsregels vastleggen.
  • Een beoogd proces toetsen en de bijbehorende indicatoren documenteren.

Voor wie en met welke voorkennis?

Betrokken rollen en taken

  • Aankoop- en bevoorradingsverantwoordelijken die met geblokkeerde aanvragen te maken hebben.
  • Operationeel verantwoordelijken en procesaanspreekpunten die instaan voor goedkeuringsprocessen.

Vereiste voorkennis

  • Een aankoopaanvraagproces en de bijbehorende verantwoordelijkheden kennen.
  • Een generatieve AI-assistent kunnen bevragen en zijn antwoord kunnen controleren.
  • Tijdsduur kunnen berekenen en gegevens kunnen filteren in een rekenblad.

Waaraan u werkt

  1. Het onderzochte proces afbakenen

    Doel: Het begin, het einde en de controles van het proces bepalen. Ontvankelijke aanvraag, aangaan van verplichtingen, betrokkenen, bewijsstukken en vertrouwelijkheid.

  2. Knelpunten objectief vaststellen

    Doel: Verwerkingstijd en wachttijd van elkaar onderscheiden. Tijdstempels, teruggestuurde dossiers voor aanvulling, doublures en beperkingen van de beschikbare gegevens.

  3. Beslissingsbevoegdheden verduidelijken

    Doel: Elke controle toewijzen aan de passende rol. Drempels voor het aangaan van verplichtingen, functiescheiding, vervanging en escalatie.

  4. Procesroutes vereenvoudigen

    Doel: Het heen-en-weer sturen beperken zonder waarborgen weg te nemen. Volledigheid bij indiening, verenigbare parallelle controles, gemotiveerde afwijzing en uitzonderingen.

  5. De gekozen regels beproeven

    Doel: Onduidelijkheden opsporen voordat er daadwerkelijk iets wordt gewijzigd. Standaarddossiers, overschreden drempel, dringendheid, afwezigheid en ontbrekend bewijsstuk.

  6. Meten en overdragen

    Doel: Het herziene proces controleerbaar maken voor de verantwoordelijken. Mediane doorlooptijd, percentage teruggestuurde dossiers, volledigheid bij indiening en traceerbaarheid van beslissingen.

Wat u meeneemt

  • Geannoteerd procesoverzicht en analyse van de wachttijden.
  • Matrix van goedkeuringen, gedelegeerde bevoegdheden en uitzonderingen.
  • Beoogde procedure met een lijst van vereiste documenten.
  • Toetsingsschema en indicatorentabel.

Methode en evaluatie

  • Korte toelichtingen, onmiddellijk gevolgd door praktijkoefeningen rond de doorlopende casus.
  • Individueel werk, vervolgens werk in duo’s, met wederzijdse beoordeling van de resultaten.
  • Begeleide gezamenlijke bespreking: wat werkt, wat moet worden gecorrigeerd en wat een menselijke beslissing blijft.
  • Voorbereiding: Een proces selecteren en een geanonimiseerde beschrijving van de bijbehorende regels samenstellen, zonder gevoelige leveranciersgegevens. De toegang controleren tot een AI-tool die door de organisatie is toegestaan; de oefeningen gebruiken fictieve of geanonimiseerde casussen.

Observeerbare criteria: Elke stap heeft een expliciete verantwoordelijke, input en beslissing. ; De tijdsduren worden opnieuw berekend op basis van de aangeleverde tijdstempels. ; Geen enkele verplichte controle wordt geschrapt zonder verantwoording en een vastgelegde afweging. ; Onvolledige en dringende dossiers en dossiers waarbij een afwezigheid speelt, volgen een expliciete regel. ; Elke indicator vermeldt zijn formule, bron en verantwoordelijke..

Veelgestelde vragen

Kan AI een aanvraag goedkeuren?

Niet binnen deze aanpak: AI ondersteunt de analyse, maar de beslissing blijft bij de bevoegde personen.

Moet u van aankoopsoftware veranderen?

Nee. De opgestelde regels en ondersteunende documenten blijven onafhankelijk van een softwarewijziging.

Kunt u werken zonder bruikbare historische gegevens?

Ja, met de fictieve dossiers; de werkelijke winst kan niet worden vastgesteld zonder nulmeting.

Hoe behandelt u een dringende aanvraag?

Voorzie een expliciete route met een bevoegde instantie, verantwoording en traceerbaarheid, in plaats van een informele omzeiling.

Laatst bijgewerkt: