Gestructureerd leveranciersoverleg

Hoe gebruikt u AI om een leveranciersoverleg in te gaan met gecontroleerde feiten, gerichte vragen en beoogde beslissingen?

1250 € per sessie, excl. btw

Samengevat

Tijdens deze halve dag van 3 uur maakt u kennis met generatieve AI aan de hand van een fictief leveranciersdossier. De deelnemers maken onderscheid tussen feiten en veronderstellingen, formuleren een begeleide prompt en stellen vervolgens een agenda en een vragenlijst op. Ze controleren de voorstellen vóór elk gebruik.

Waarom deze opleiding?

Een leveranciersvergadering kan ontaarden in een opeenvolging van verwijten wanneer afwijkingen niet gedocumenteerd zijn. Door elk punt te koppelen aan een bestelling, een goederenontvangst of een toezegging kunt u feitelijke vragen stellen en verduidelijken wat u wilt bereiken. AI kan een samenvatting voorstellen en de onderwerpen ordenen, maar kan ook een oorzaak van vertraging verzinnen of de toon onnodig verharden. Deze introductie leert u de suggesties als een concept te gebruiken, nooit als bewijs of als contractuele interpretatie. Doorlopende casus: De fictieve organisatie Terviane Connectique moet overleggen met een leverancier na twee gedeeltelijke leveringen van connectoren. Het opleidingsdossier bevat fictieve bestellingen, ontvangstregistraties, e-mails en een contractuittreksel. De deelnemers bereiden een vergadering van 45 minuten voor om de afwijkingen te verduidelijken en een tijdschema voor het rechtzetten ervan te vragen, zonder de oorzaak ervan te veronderstellen. Toepassing op het werk: Gebruik vóór een volgend leveranciersoverleg de structuur opnieuw voor een geanonimiseerd dossier waarvoor gebruik is toegestaan. Laat de feiten en de beoogde beslissingen nalezen door de aankoopverantwoordelijke en controleer na de vergadering welke vragen een bruikbaar antwoord hebben opgeleverd.

De doelstellingen van deze opleiding

• Nuttige feiten en ontbrekende informatie in een leveranciersdossier herkennen.
• Een eenvoudige prompt voor AI formuleren met vermelding van de context, bronnen en het gewenste formaat.
• Een agenda opstellen die elk onderwerp koppelt aan een beoogd resultaat.
• Feitelijke, niet-beschuldigende vragen formuleren.
• De voorstellen van AI toetsen aan de verstrekte documenten.

Voor wie en met welke voorkennis?

Betrokken rollen en taken

• Aankoopassistenten en bevoorradingsmedewerkers die deelnemen aan leveranciersoverleg.
• Operationeel verantwoordelijken die leverings- of kwaliteitsafwijkingen moeten melden.

Vereiste voorkennis

• Geen voorkennis van AI vereist.
• De gangbare begrippen rond bestellingen, leveringen en goederenontvangst begrijpen, zonder onderhandelingsexpertise.

Waaraan u werkt

1. Kennismaken met de ondersteuning en de beperkingen ervan

   Doel: Onderscheid maken tussen schrijfondersteuning en het valideren van feiten. Algemene werking van generatieve AI, plausibele maar onjuiste antwoorden, vertrouwelijkheid van aankoopinformatie.

2. De elementen uit het dossier selecteren

   Doel: Een feitelijke basis voor het overleg samenstellen. Onderscheid tussen bestelde en ontvangen hoeveelheden, schriftelijke toezeggingen, hypotheses en ontbrekende informatie.

3. De onderwerpen en vragen ordenen

   Doel: Een overleg voorbereiden dat gericht is op concrete antwoorden. Prioriteiten, noodzakelijke gesprekspartners, duur van de agendapunten, neutrale formuleringen en beslissingen die intern moeten worden gevalideerd.

4. De voorbereiding nalezen en testen

   Doel: De kwaliteit van het dossier beoordelen voordat het wordt doorgestuurd. Controle van de bronnen, samenhang van de verwachtingen en onderscheid tussen een voorstel, een beslissing en een bevestigde toezegging.

Wat u meeneemt

• Samenvattingsfiche van afwijkingen en onbekende gegevens, met bronvermeldingen.
• Agenda met tijdsindeling, deelnemers en beoogde resultaten.
• Vragenlijst en sjabloon voor het vastleggen van toezeggingen.
• Ingevulde controlelijst met correcties op het AI-concept.

Methode en evaluatie

• Korte toelichtingen, onmiddellijk gevolgd door oefeningen op de doorlopende casus.
• Eerst individueel werken en vervolgens per twee, met wederzijdse nalezing van de resultaten.
• Begeleide gezamenlijke bespreking: wat werkt, wat moet worden gecorrigeerd en wat een menselijke beslissing blijft.
• Voorbereiding: Zorg voor toegang tot een door de organisatie toegelaten tool voor generatieve AI; er wordt geen specifieke commerciële tool opgelegd. Neem het verstrekte fictieve dossier door; elk aanvullend voorbeeld moet geanonimiseerd zijn en voor gebruik toegestaan zijn.

Waarneembare criteria: Elke opgenomen afwijking verwijst naar een document uit het dossier. ; Niet-vastgestelde oorzaken worden als onbekend aangeduid, zonder beschuldiging. ; De agenda telt in totaal 45 minuten en vermeldt het beoogde resultaat van elk punt. ; Met de vragen kan worden gevraagd naar een verantwoordelijke, een actie of een deadline. ; De eindcontrole signaleert en corrigeert elke niet-onderbouwde bewering..

Veelgestelde vragen

Moet u al eerder AI hebben gebruikt?

Nee. De eerste prompts worden begeleid en opgebouwd op basis van de stukken uit het opleidingsdossier.

Mag u een echt leverancierscontract uploaden?

De oefeningen gebruiken fictieve of geanonimiseerde documenten, uitsluitend in toegelaten tools en volgens de interne vertrouwelijkheidsregels.

Kan AI de vertragingen verklaren?

AI kan vragen voorstellen, maar geen enkele oorzaak wordt aangenomen zonder bewijsmateriaal of bevestiging door de leverancier.

Behandelt de sessie prijsonderhandelingen?

Nee. De sessie gaat over de feitelijke voorbereiding van het overleg, niet over het bepalen van commerciële toegevingen.