Een vergadering die klaar is om te beslissen

Hoe stelt u met AI een betrouwbaar, gericht en onmiddellijk bruikbaar vergaderdossier samen?

1250 € per sessie, excl. btw

Samengevat

Tijdens een halve dag van 3 uur bereiden de deelnemers een vergadering voor met een toegelaten generatieve AI-assistent. Ze zetten verspreide informatie om in een doelstelling, een agenda met tijdsindeling, een voorbereidende nota en een uitnodiging. Vervolgens beoordelen ze de getrouwheid aan de bronnen en de bruikbaarheid van het dossier voordat het wordt verspreid.

Waarom deze opleiding?

Een slecht voorbereide vergadering neemt de tijd van deelnemers in beslag zonder duidelijk te maken wat zij moeten beslissen, bijdragen of lezen. AI kan helpen om de informatie te ordenen, op voorwaarde dat u een expliciete doelstelling meegeeft en een onderscheid maakt tussen vaststaande feiten, aannames en open vragen. Een goed geschreven agenda kan echter een tegenstrijdigheid verhullen of een akkoord verzinnen. De opleiding combineert daarom het opstellen van documenten met controle: elk element dat nuttig is voor de besluitvorming moet aan het aangeleverde dossier worden gekoppeld, worden gecorrigeerd of als onzeker worden aangeduid. Doorlopende casus: De fictieve organisatie Aveltro Signalétique moet na een vertraging bij een leverancier kiezen tussen twee leveringsopties. Een vergadering van 45 minuten brengt coördinatie, productie en klantenrelaties samen. Het fictieve dossier bevat drie berichtenwisselingen, een tabel met randvoorwaarden en een nota met een tegenstrijdige deadline. Toepassing op het werk: Voor de volgende vergadering hergebruikt de deelnemer het verzoeksjabloon met toegelaten informatie, controleert elke verwachte beslissing en laat het dossier nalezen door een collega. De deelnemer vergelijkt de nodige correcties met de correcties die tijdens de oefening werden vastgesteld.

De doelstellingen van deze opleiding

  • Een verwachte beslissing en de grenzen van de reikwijdte van de vergadering formuleren.
  • De relevante feiten extraheren en daarbij tegenstrijdigheden en ontbrekende informatie onderscheiden.
  • Een agenda met tijdsindeling opstellen die is afgestemd op de deelnemers.
  • Een samenhangende voorbereidende nota en uitnodiging opstellen.
  • Het opgestelde dossier beoordelen en niet-onderbouwde beweringen corrigeren.

Voor wie en met welke voorkennis?

Betrokken rollen en taken

  • Teamverantwoordelijken die coördinatie- of besluitvormingsvergaderingen voorbereiden.
  • Assistenten en coördinatoren die instaan voor uitnodigingen en voorbereidende dossiers.
  • Medewerkers die regelmatig afdelingsoverschrijdende vergaderingen organiseren.

Vereiste voorkennis

  • Al eenvoudige verzoeken aan een generatieve AI-assistent hebben geformuleerd.
  • Vertrouwd zijn met de vergaderpraktijken en vertrouwelijkheidsregels van uw organisatie.

Waaraan u werkt

  1. Bepalen waarover de vergadering een beslissing moet nemen

    Doelstelling: De assistent een nauwkeurig kader voor de voorbereiding geven. Verschillen tussen informeren, raadplegen en beslissen; noodzakelijke deelnemers; context, randvoorwaarden en antwoordformaat.

  2. Een verifieerbare feitelijke basis samenstellen

    Doelstelling: Informatie extraheren zonder een aanname tot een feit te maken. Bronnen identificeren, tegenstrijdigheden behandelen en de instructie geven om ontbrekende gegevens niet aan te vullen.

  3. Het voorbereidende dossier samenstellen

    Doelstelling: Documenten opstellen die de besluitvorming ondersteunen. Volgorde van de onderwerpen, tijd per agendapunt, verwacht resultaat, vooraf te lezen documenten en neutrale formulering van de opties.

  4. Controleren vóór verspreiding

    Doelstelling: De kwaliteit meten en het dossier door een mens laten valideren. Raster met vijf dimensies, registratie van afwijkingen, samenhang tussen documenten en controle van de geadresseerden.

Wat u meeneemt

  • Afbakeningsfiche en herbruikbaar verzoek voor de assistent.
  • Tabel met feiten, bronnen, tegenstrijdigheden en open vragen.
  • Agenda met tijdsindeling, voorbereidende nota en uitnodiging.
  • Ingevuld controleraster met correcties vóór verspreiding.

Methode en evaluatie

  • Korte theoretische toelichtingen, onmiddellijk gevolgd door praktijkoefeningen met de doorlopende casus.
  • Individueel werk, gevolgd door werk in duo’s, waarbij de deelnemers elkaars documenten nalezen.
  • Begeleide gezamenlijke bespreking: wat werkt, wat moet worden gecorrigeerd en wat een menselijke beslissing blijft.
  • Voorbereiding: Beschikken over toegang tot een AI-assistent die door de organisatie is toegelaten; er is geen specifieke commerciële tool vereist. Een voorbeeld van een moeilijkheid bij de voorbereiding voorzien, zonder gevoelige gegevens; de oefeningen gebruiken uitsluitend het fictieve dossier of geanonimiseerde elementen.

Observeerbare criteria: De doelstelling beschrijft een precieze afweging en identificeert de persoon die bevoegd is om te beslissen, of vermeldt dat die ontbreekt. ; Elk doorslaggevend feit verwijst naar een bron; de tegenstrijdige deadline wordt aangeduid. ; De tijdsblokken van de agenda bedragen samen 45 minuten en voorzien tijd voor een conclusie. ; De uitnodiging vermeldt de doelstelling, de gevraagde voorbereiding en de te lezen documenten. ; Het raster vergelijkt de oorspronkelijke en de gecorrigeerde versie op vijf dimensies: getrouwheid, relevantie, volledigheid, duur en duidelijkheid..

Veelgestelde vragen

Moet u alle berichtenwisselingen aan de assistent doorgeven?

Nee. Selecteer alleen de noodzakelijke en toegelaten elementen, na anonimisering indien nodig.

Kan de assistent kiezen welke optie wordt gekozen?

De assistent kan de vergelijking structureren; de beslissing blijft bij de bevoegde personen.

Wordt de uitnodiging tijdens de oefening verstuurd?

Nee. De uitnodiging wordt voorbereid en gecontroleerd, maar niet verstuurd of in een agenda opgenomen.

Wat moet u doen als er informatie ontbreekt?

Signaleer dit, bepaal wie de informatie kan bevestigen en laat de assistent die niet verzinnen.

Laatst bijgewerkt: