Dossier voor aankooponderhandelingen

Hoe zet u met behulp van AI een leveranciersdossier om in verdedigbare doelstellingen, argumenten en concessies?

1250 € per sessie, excl. btw

Samengevat

In een halve dag van 3 uur stelt u met behulp van generatieve AI een dossier voor een leveranciersonderhandeling samen. U maakt onderscheid tussen feiten en hypothesen, bepaalt uw onderhandelingsruimte, bereidt voorwaardelijke uitwisselingen voor en test uw argumentatie voordat u de samenhang van het dossier controleert.

Waarom deze opleiding?

Een onderhandeling die uitsluitend op de prijs gericht is, kan kwesties rond leveringstermijnen, kwaliteit of bevoorradingscontinuïteit verhullen. Door doelstellingen, grenzen en tegenprestaties voor te bereiden, kunt u bepalen wat u kunt uitruilen zonder de operationele behoeften in het gedrang te brengen. AI helpt om de documenten in het dossier te ordenen en mogelijke bezwaren van de leverancier te bedenken. Ze kent echter noch de bedoelingen van de verkoper, noch zijn werkelijke kosten: haar voorstellen moeten hypothesen blijven zolang ze niet door bewijzen worden onderbouwd. Doorlopende casus: De fictieve organisatie « Ocrélis Assemblage » moet een contract voor verspaande onderdelen vernieuwen. Haar leverancier vraagt een prijsverhoging, terwijl meerdere leveringen vertraging hebben opgelopen. Er is een alternatief aanbod, maar de geschiktheid ervan moet nog worden bevestigd. Het opleidingsdossier bevat fictieve offertes, een bestelhistoriek en leveringsoverzichten. Toepassing op het werk: Gebruik vóór uw volgende leveranciersgesprek het sjabloon met gegevens waarvoor u toestemming hebt, laat uw grenzen goedkeuren door de beslissingsbevoegde voor aankoop en controleer het bewijs voor elk argument. Vergelijk na het gesprek de overwogen concessies met de werkelijk uitgewisselde concessies om uw volgende voorbereiding te verbeteren.

De doelstellingen van deze opleiding

• De relevante feiten uit het dossier halen en ontbrekende informatie signaleren.
• Een streefdoel, een aanvaardbare grens en een terugvaloptie bepalen.
• Een argumentatie opbouwen die gekoppeld is aan de documenten in het dossier.
• Concessies formuleren die afhankelijk zijn van expliciete tegenprestaties.
• De samenhang van een dossier vóór het gesprek beoordelen en vervolgens bijsturen.

Voor wie en met welke voorkennis?

Betrokken rollen en taken

• Aankopers en bevoorradingsmedewerkers die contractvernieuwingen of offerteaanvragen bij leveranciers voorbereiden.
• Operationeel verantwoordelijken die deelnemen aan afwegingen en aankoopgesprekken.

Vereiste voorkennis

• Al een generatieve AI-assistent gebruikt hebben om teksten te schrijven of samen te vatten.
• De onderdelen van een leveranciersofferte en de behoeften van de interne opdrachtgever kennen.

Waaraan u werkt

1. Leveranciersdocumenten beoordelen

   Doelstelling: Bewijzen, interpretaties en onbekende factoren van elkaar scheiden. Vergelijkbaarheid van offertes, reikwijdte van het contract, historiek van de dienstverlening en vertrouwelijkheid van gegevens.

2. Het mandaat en de terugvaloptie vastleggen

   Doelstelling: Een aanvaardbare onderhandelingszone afbakenen. Streefdoel, afbreekgrens, interne prioriteiten, totale kosten en alternatief bij onenigheid.

3. Voorwaardelijke uitwisselingen uitwerken

   Doelstelling: Verdedigbare argumenten en haalbare concessies voorbereiden. Verifieerbare argumenten, open vragen, volgorde van verzoeken en logica van tegenprestaties.

4. De voorbereiding testen en controleren

   Doelstelling: De degelijkheid van het dossier vóór de afspraak controleren. Opening van het gesprek, reactie op prijsdruk, onderbreking voor goedkeuring en eindcontrole.

Wat u meeneemt

• Matrix van feiten, hypothesen en nog te verkrijgen informatie.
• Mandaatfiche: doelstellingen, grenzen, goedkeuringen en terugvaloptie.
• Tabel met argumenten, concessies en tegenprestaties.
• Gespreksleidraad en ingevulde controlelijst.

Methode en evaluatie

• Korte toelichtingen, onmiddellijk gevolgd door praktijkoefeningen op basis van de doorlopende casus.
• Individueel werk, gevolgd door werk in duo’s, met wederzijdse beoordeling van de resultaten.
• Begeleide gezamenlijke bespreking: wat werkt, wat moet worden gecorrigeerd en wat een menselijke beslissing blijft.
• Voorbereiding: Zorg voor toegang tot een generatieve AI-tool die door de organisatie is toegestaan; er wordt geen specifieke commerciële tool opgelegd. Neem het verstrekte fictieve dossier door; elk persoonlijk voorbeeld moet vóór gebruik geanonimiseerd en goedgekeurd zijn.

Observeerbare criteria: Elk feitelijk argument verwijst naar een identificeerbaar document; hypothesen worden aangeduid. ; De streefdoelen en grenzen dekken prijs, leveringstermijnen en kwaliteit zonder tegenstrijdigheid met de behoefte. ; Elke concessie heeft een tegenprestatie en een aanvaardingsvoorwaarde. ; De terugvaloptie vermeldt de bijbehorende beperkingen en de nog uit te voeren controles. ; De eindbeoordeling signaleert afwijkingen in het oorspronkelijke dossier en documenteert de correcties ervan..

Veelgestelde vragen

Bepaalt AI de streefprijs?

Nee. AI helpt om hypothesen te structureren; de aankoper valideert het streefdoel op basis van de documenten en het mandaat.

Mag u een echt contract gebruiken?

De oefeningen gebruiken fictieve of geanonimiseerde casussen, uitsluitend in tools die door de organisatie zijn toegestaan.

Vindt het leveranciersgesprek tijdens de sessie plaats?

Nee. Met een simulatie kunt u de voorbereiding testen zonder commerciële verbintenissen aan te gaan.

Hoe wordt de bereikte kwaliteit gemeten?

De controlelijst toetst bewijzen, de samenhang van het mandaat, tegenprestaties en de terugvaloptie; afwijkingen worden genoteerd en vervolgens gecorrigeerd.