Dienstoverschrijdende samenwerking in actie
Hoe verkrijgt u betrouwbare verbintenissen tussen teams met uiteenlopende prioriteiten en beperkingen?
3500 € per sessie, excl. btw
Samengevat
Twee dagen, ofwel 14 uur exclusief pauzes, om een samenwerkingsaanpak tussen teams te ontwerpen en een pilootproject voor te bereiden. De deelnemers onderhandelen over engagementen, wegen prioriteiten af en beheersen spanningen in rollenspellen. Elke oefening combineert observatie, gedragsgerichte feedback en een nieuwe poging vóór de toepassing op de werkplek.
Waarom deze opleiding?
Een onvoldoende verduidelijkte afhankelijkheid verandert een plaatselijke vertraging al snel in een conflict tussen afdelingen. De gesprekken gaan dan over personen in plaats van over afwegingen, beschikbare capaciteit en wederzijdse engagementen. Een extra vast overlegmoment volstaat niet om samenwerking tot stand te brengen. U moet leren meningsverschillen bespreekbaar te maken, over bijdragen te onderhandelen en een aanvaarde escalatieroute vast te leggen zonder de teams hun verantwoordelijkheid te ontnemen. Doorlopende casus: Bij Ortilune Équipements, een fictieve organisatie, beloven de verkoopteams leveringen zonder de productie te raadplegen. De logistiek vangt de spoedgevallen op en betwist de prioriteiten. De deelnemers moeten onderhandelen over een gezamenlijke werkwijze voor uitzonderlijke bestellingen en die vervolgens testen. Toepassing op de werkplek: Stel in de daaropvolgende maand aan de sponsor een pilootproject voor dat beperkt blijft tot één raakvlak tussen teams. Houd twee coördinatievergaderingen, verzamel feedback van de partners en onderzoek welke engagementen zijn nagekomen, heronderhandeld of vergeten. Beslis vervolgens welke aanpassingen nodig zijn voordat u de aanpak uitbreidt.
De doelstellingen van deze opleiding
- De afhankelijkheden en wrijvingspunten tussen teams in kaart brengen.
- Onderhandelen over waarneembare wederzijdse engagementen.
- Een afweging maken tussen concurrerende prioriteiten.
- Een meningsverschil beheersen zonder intenties toe te schrijven.
- Een prototype voor samenwerking ontwerpen en testen.
Voor wie en met welke voorkennis?
Betrokken rollen en taken
- Managers die verantwoordelijk zijn voor de raakvlakken tussen diensten.
- Verantwoordelijken voor dienstoverschrijdende samenwerking en projectleiders die meerdere teams aansturen.
- Operationeel verantwoordelijken die terugkerende spanningen moeten oplossen.
Vereiste voorkennis
- Ervaring hebben met coördinatie waarbij meerdere teams betrokken zijn.
- De beslissingsruimte en beperkingen binnen uw verantwoordelijkheidsgebied kennen.
Waaraan u werkt
De raakvlakken observeren
Doel: Vaststellen waar de samenwerking spaak loopt. Afhankelijkheden, overdrachten en wederzijdse gevolgen.
Beperkingen aan het licht brengen
Doel: Verkennen zonder te beschuldigen. Vragen stellen, luisteren en feiten van interpretaties onderscheiden.
Onderhandelen over bijdragen
Doel: Verzoeken omzetten in engagementen. Wederkerigheid, beschikbare capaciteit en aanvaardingsvoorwaarden.
Prioriteiten afwegen
Doel: Beslissen zonder kunstmatige consensus. Gedeelde criteria, mandaat en escalatie.
Het prototype uitwerken
Doel: Een werkbaar akkoord formaliseren. Rollen, overdrachten, waarschuwingssignalen en een kort vast overlegmoment.
Een spanning beheersen
Doel: Een niet-nagekomen engagement aanpakken. Feitelijke feedback, gevolgen en een verzoek om herstel.
De coördinatie begeleiden
Doel: Vooruitgang boeken bij gezamenlijke beslissingen. Agenda, meningsverschillen en afsluiting.
Het akkoord op de proef stellen
Doel: Testen of het akkoord bestand is tegen onvoorziene omstandigheden. Afwezigheid van een beslisser en gelijktijdige overbelasting.
Herzien en opnieuw oefenen
Doel: Regels die niet werken corrigeren. Eenvoud, verantwoordelijkheid en aanvaardbaarheid.
Het pilootproject voorbereiden
Doel: Een beperkte proef organiseren. Afbakening, sponsor, observaties en evaluatie.
Wat u meeneemt
- Overzicht van afhankelijkheden en spanningen.
- Prototype van een samenwerkingsakkoord.
- Ingevuld formulier voor gedragsgerichte feedback.
- Plan voor het pilootproject en criteria voor herziening.
Methode en evaluatie
- Korte theoretische toelichtingen, gevolgd door simulaties en rollenspellen rond de doorlopende casus.
- Gestructureerde observatie en feedback tussen deelnemers aan de hand van een gemeenschappelijk observatieschema.
- Begeleide nabespreking: wat heeft gewerkt, wat wordt bijgestuurd, individuele verbintenis.
- Voorbereiding: Beschrijf een geanonimiseerde wrijving tussen teams, met feiten, gevolgen en pogingen om die op te lossen. Bepaal een raakvlak dat geschikt is voor een pilootproject; gebruik uitsluitend materiaal en tools die door de organisatie zijn toegestaan.
Observeerbare criteria: Feiten, interpretaties en beperkingen onderscheiden in de diagnose. ; De behoefte van de andere partij herformuleren voordat u een compromis voorstelt. ; Elke verbintenis koppelen aan een verantwoordelijke, een deadline en een voorwaarde voor het geven van een waarschuwingssignaal. ; Een geschilbeslechting afronden met een expliciete beslissing en escalatieroute. ; Het prototype herzien op basis van de observaties tijdens de test..
Veelgestelde vragen
Is een gemeenschappelijke hiërarchische leidinggevende nodig?
Nee, maar de beslissingsbevoegdheden en de mogelijkheid om een geschil te laten beslechten moeten expliciet zijn.
Kunnen we aan onze werkelijke spanningen werken?
Ja, uitsluitend op basis van geanonimiseerde situaties; de fictieve casus blijft beschikbaar.
Hoe wordt de feedback georganiseerd?
De observatoren beschrijven concrete gedragingen, de effecten ervan en een alternatief om opnieuw uit te spelen.
Wordt de aanpak in twee dagen uitgerold?
Nee: een prototype wordt in een simulatie getest, waarna een pilootproject in de praktijk wordt voorbereid.
Laatst bijgewerkt: