De publieke reactie voorbereiden
Hoe organiseert u een snelle, samenhangende en verifieerbare crisisreactie zonder gevoelige beslissingen aan AI over te laten?
3500 € per sessie, excl. btw
Samengevat
“Een crisiscommunicatieaanpak ontwerpen” is een privésessie op locatie van twee dagen voor verantwoordelijken voor communicatie en mediarelaties of verantwoordelijken van de crisiscel en woordvoerders. U leert doelgroepen en informatierisico’s in kaart brengen, activeringsdrempels en verantwoordelijkheden bepalen, met AI prototypes van boodschappen met bronvermelding uitwerken. Groep van maximaal 12 deelnemers, in het Frans, met oefeningen op uw eigen werksituaties.
Waarom deze opleiding?
Tijdens een crisis kan een voorbarige verklaring onzekere informatie omzetten in een publieke toezegging. Ook het ontbreken van expliciete verantwoordelijkheden vertraagt de reactie en werkt tegenstrijdigheden tussen kanalen in de hand. Generatieve AI versnelt de voorbereiding van varianten en moeilijke vragen, maar kan feiten verzinnen of een situatie minimaliseren. De aanpak vereist daarom traceerbaarheid, verificatie en menselijke validatie vóór verspreiding. Doorlopende casus: Asterive Transport, een fictieve organisatie voor schoolvervoer, verneemt dat een chauffeur in een video van gevaarlijk gedrag wordt beschuldigd. De feiten zijn nog onvolledig; ouders, medewerkers en een journalist vragen tegelijkertijd om een reactie. Toepassing op het werk: Laat het prototype valideren door de verantwoordelijken voor communicatie, operationele werking en juridische zaken; plan een beperkte interne oefening, meet de doorlooptijden en corrigeer afwijkingen voordat u de aanpak uitbreidt.
De doelstellingen van deze opleiding
- Doelgroepen en informatierisico’s in kaart brengen
- Activeringsdrempels en verantwoordelijkheden bepalen
- Met AI prototypes van boodschappen met bronvermelding uitwerken
- De validatieketen onder druk testen
- Afwijkingen meten en een proefproject voorbereiden
Voor wie en met welke voorkennis?
Betrokken rollen en taken
- Verantwoordelijken voor communicatie en mediarelaties
- Verantwoordelijken van de crisiscel en woordvoerders
- Aanspreekpunten voor risico’s of public affairs
Vereiste voorkennis
- Ervaring hebben met institutionele communicatie of communicatie over gevoelige onderwerpen.
- Een verzoek aan generatieve AI kunnen formuleren en herzien.
- De besluitvormingsprocedures van uw organisatie kennen.
Waaraan u werkt
De gebeurtenis beoordelen
Doel: De informatiecrisis afbakenen. Zwakke signalen, ernst, onzekerheid en blootgestelde doelgroepen.
De activering organiseren
Doel: Verantwoordelijkheid voor gevoelige beslissingen toewijzen. Drempels, crisisteam, vervanging en escalatie.
AI-ondersteuning veilig inzetten
Doel: Kaders vastleggen voor AI-ondersteunde productie. Vertrouwelijkheid, toegestane bronnen, hallucinaties en menselijke controle.
De eerste boodschap schrijven
Doel: Antwoorden zonder te speculeren. Empathie, bevestigde feiten, ondernomen acties en het volgende communicatiemoment.
De kanalen coördineren
Doel: Publieke tegenstrijdigheden vermijden. Interne informatie, media, sociale media en versiebeheer.
Anticiperen op bezwaren
Doel: De woordvoerder voorbereiden. Moeilijke vragen, grenzen aan antwoorden en te verifiëren verplichtingen.
De monitoring structureren
Doel: Signalen aan beslissingen koppelen. Monitoringlogboek, geruchten, dringende verzoeken en correcties.
De crisis naspelen
Doel: Het prototype onder beperkende omstandigheden op de proef stellen. Rollen, tijdlijn en het inbrengen van tegenstrijdige informatie.
Evalueren en corrigeren
Doel: De kwaliteit van de aanpak objectief beoordelen. Nauwkeurigheid, samenhang, doorlooptijden en traceerbaarheid.
Het proefproject voorbereiden
Doel: De voorwaarden voor ingebruikname bepalen. Reikwijdte, verantwoordelijken, onderhoud en criteria om naar de volgende fase over te gaan.
Wat u meeneemt
- Activerings- en verantwoordelijkhedenmatrix
- Register van feiten, onzekerheden en validaties
- Pakket met boodschappen voor meerdere kanalen en vragen en antwoorden
- Simulatierapport met evaluatieraster
- Plan voor het proefproject en prioritaire correcties
Methode en evaluatie
- Korte toelichtingen, onmiddellijk gevolgd door praktijkoefeningen op basis van de doorlopende casus.
- Individueel werk, gevolgd door werk in duo’s, waarbij de deelnemers elkaars resultaten nalezen.
- Begeleide gezamenlijke bespreking: wat werkt, wat moet worden gecorrigeerd en wat een menselijke beslissing blijft.
- Voorbereiding: Een geanonimiseerde goedkeuringsprocedure voorbereiden, zonder persoonlijke contactgegevens. De toegang tot een toegelaten AI-tool controleren; de oefeningen gebruiken uitsluitend fictieve of geanonimiseerde casussen.
Waarneembare criteria: Elke activeringsdrempel vermeldt een beslissingsbevoegde en diens plaatsvervanger. ; Elke publieke uitspraak verwijst naar een geverifieerd feit; onbekende elementen blijven expliciet vermeld. ; Elk bericht vermeldt de doelgroep, het kanaal, de goedkeurder en de volgende actualisering. ; De simulatie meet de termijnen voor alarmering, goedkeuring en correctie. ; Elke kritieke afwijking leidt tot een correctie, een verantwoordelijke en een nieuwe test..
Veelgestelde vragen
Kunnen we met een echte crisis werken?
Alleen na anonimisering; er mogen geen gevoelige gegevens worden ingevoerd in een niet-toegelaten tool.
Mag AI de antwoorden publiceren?
Niet binnen deze opzet: elke verspreiding vereist goedkeuring door een aangewezen persoon.
Vervangt het dossier juridisch advies?
Nee. Meldingsverplichtingen en gevoelige formuleringen moeten door de bevoegde diensten worden gecontroleerd.
Wordt de opzet in twee dagen uitgerold?
Nee. De opleiding levert een getest prototype en een pilootplan op dat nog moet worden goedgekeurd.
Laatst bijgewerkt: