Besluitgerichte vergaderingen
Hoe bakent u gesprekken af, leidt u de deelname in goede banen en sluit u een vergadering af met expliciete afspraken?
1250 € per sessie, excl. btw
Samengevat
Tijdens deze halve dag van 3 uur oefent u het voorbereiden, leiden en afsluiten van een werkvergadering. Aan de hand van stapsgewijs opgebouwde rollenspellen oefenen de deelnemers het afbakenen van het kader, het verdelen van spreektijd, het omgaan met meningsverschillen en het vastleggen van beslissingen. Vervolgens bereiden ze zelfstandig de volgende vergadering voor die ze zullen leiden.
Waarom deze opleiding?
Een vergadering raakt uit koers wanneer het verwachte resultaat onduidelijk blijft: informatie stapelt zich op, onderwerpen nemen toe en beslissingen worden uitgesteld. Door onderscheid te maken tussen informeren, raadplegen en knopen doorhakken, kunt u de juiste deelnemers kiezen en de gezamenlijke tijd besteden aan de noodzakelijke uitwisselingen. Een agenda volstaat niet om gedrag in goede banen te leiden. Tactvol onderbreken, iemand die zwijgt uitnodigen om bij te dragen of een meningsverschil expliciet maken, vraagt oefening. Praktijksimulaties bieden de mogelijkheid om verschillende formuleringen uit te proberen en hun effecten te observeren voordat u ze op het werk gebruikt. Doorlopende casus: De fictieve organisatie « Avelune Signalétique » moet de prioriteiten van drie bestellingen bepalen vóór een sluiting van het atelier. Tijdens een coördinatievergadering vraagt de productieafdeling om uitstel, verdedigt de verkoopafdeling een dringende bestelling en beschikt iemand over essentiële informatie zonder spontaan het woord te nemen. Toepassing op het werk: Leid in de twee daaropvolgende weken een vergadering met de voorbereide agenda, vraag een collega om de verdeling van de spreektijd te observeren en controleer bij de afsluiting de gemaakte afspraken. Lees samen het beslissingenoverzicht opnieuw om één gedraging te kiezen die u wilt behouden en één aanpassing voor de volgende vergadering.
De doelstellingen van deze opleiding
- Een verwacht resultaat en een agenda met tijdsindeling formuleren.
- De vergadering openen door het kader en de besluitvormingsregels te verduidelijken.
- De spreektijd verdelen en een gesprek dat afdwaalt weer op het onderwerp richten.
- Een meningsverschil herformuleren om opties naar voren te brengen.
- Afsluiten met beslissingen, verantwoordelijken en deadlines.
Voor wie en met welke voorkennis?
Betrokken rollen en taken
- Teamverantwoordelijken die coördinatieoverleg leiden.
- Projectleiders en medewerkers die verantwoordelijk zijn voor afdelingsoverschrijdende vergaderingen.
Vereiste voorkennis
- Aan werkvergaderingen hebben deelgenomen.
- Een komende gelegenheid identificeren om een groepsgesprek te leiden.
Waaraan u werkt
Een uitwisseling voorbereiden die een vergadering waard is
Doel: Het te bereiken gezamenlijke resultaat bepalen. Nut van de vergadering, onmisbare deelnemers, voorafgaande informatie en onderscheid tussen informeren, raadplegen en beslissen.
Openen en iedereen aan het woord laten
Doel: Een kader scheppen en de bijdragen in evenwicht brengen. Het resultaat aankondigen, gespreksregels, open vragen, luisteren en kort herformuleren.
Afwijkingen en meningsverschillen in goede banen leiden
Doel: De voortgang bewaken zonder de discussie af te sluiten. Respectvol onderbreken, bijkomstige onderwerpen later behandelen, onderscheid maken tussen feiten en standpunten, opties verduidelijken.
Beslissen, afsluiten en het vervolg voorbereiden
Doel: De uitwisselingen omzetten in controleerbare afspraken. Samenvatting van de gemaakte afwegingen, controle van het begrip, verantwoordelijke, deadline en opvolging van onopgeloste punten.
Wat u meeneemt
- Agenda met tijdsindeling en verwacht resultaat.
- Openingsleidraad en formuleringen om het gesprek in goede banen te leiden.
- Ingevuld observatierooster voor gedrag.
- Beslissingenoverzicht en plan voor de volgende te leiden vergadering.
Methode en evaluatie
- Korte theoretische toelichtingen, gevolgd door praktijksimulaties en rollenspellen rond de doorlopende casus.
- Gestructureerde observatie en feedback tussen mededeelnemers met een gemeenschappelijk rooster.
- Begeleide nabespreking: wat werkte, wat wordt aangepast, individuele afspraak.
- Voorbereiding: Breng een geanonimiseerde agenda mee of beschrijf een terugkerende vergadering zonder vertrouwelijke gegevens. Benoem een moeilijkheid die u hebt ervaren: tijdsoverschrijding, monopolisering van het woord of een onduidelijke beslissing.
Waarneembare criteria: De opening vermeldt het verwachte resultaat, de beschikbare tijd en de besluitvormingswijze. ; De agenda kent aan elk punt een tijdsduur en een verwacht resultaat toe. ; De gespreksleider nodigt iemand die zwijgt uit om bij te dragen zonder die persoon in verlegenheid te brengen. ; Een gesprek dat afdwaalt wordt met een respectvolle formulering weer op het onderwerp gericht. ; Bij de afsluiting worden elke actie, de verantwoordelijke en de deadline bevestigd..
Veelgestelde vragen
Moet u manager zijn?
Nee. De oefeningen zijn geschikt voor iedereen die een groepsgesprek moet leiden.
Kunt u aan een echte vergadering werken?
Ja, op basis van geanonimiseerde gegevens; de rollenspellen maken voornamelijk gebruik van de fictieve casus.
Welke hulpmiddelen worden gebruikt?
Rolfiches, een observatierooster en uitsluitend tools die door de organisatie zijn toegestaan.
Hoe wordt de vooruitgang beoordeeld?
Door gedrag te observeren, feitelijke feedback te geven en de eerste poging met de herhaling te vergelijken.
Laatst bijgewerkt: