Relire et synthétiser dans Word

Comment relire et synthétiser des documents avec Word et Copilot ?

• Microsoft Copilot
• Microsoft Word

1250 € par session, HTVA

En résumé

Cette formation s'adresse aux professionnels du juridique, de la conformité et aux équipes administratives. Les participants apprennent à utiliser Microsoft Word et Copilot pour fixer des critères de relecture, poser des questions ciblées et analyser des textes. Le livrable principal est une note de relecture accompagnée d'une synthèse fidèle du document, permettant une meilleure compréhension des contenus complexes.

Pourquoi cette formation ?

Le problème

Les équipes passent beaucoup de temps à relire et synthétiser manuellement des documents complexes, ce qui ralentit les processus d'analyse.

Ce que cela coûte aujourd’hui

Des informations cruciales peuvent être manquées et la compréhension des contenus reste superficielle, menant à des décisions insuffisamment éclairées.

Pourquoi cette compétence

Cette compétence est nécessaire pour structurer efficacement la relecture et l'analyse de grands volumes de documents textuels.

Ce que vous y gagnez

Le participant et l'entreprise obtiennent des analyses de documents plus fiables et des synthèses plus pertinentes avec une meilleure gestion de l'information.

Les objectifs de cette formation

• Définir des critères précis pour une relecture structurée de documents avec Word et Copilot.
• Formuler des questions pertinentes pour extraire des informations clés d'un texte.
• Analyser les formulations et identifier les omissions dans les documents.
• Différencier les propositions de Copilot de celles d'une comparaison native.
• Valider les propositions de résumé pour construire une synthèse fidèle.

Pour qui et avec quels prérequis ?

Rôles et tâches concernés

• Juristes analysant des contrats ou réglementations
• Responsables de la conformité évaluant des politiques internes
• Assistants juridiques rédigeant des synthèses de dossiers
• Équipes administratives traitant des documents complexes
• Professionnels gérant des archives ou de la documentation

Compétences préalables

• AI Fundamentals et AI Prompting suivis, ou acquis équivalents (préalable pédagogique, pas une condition d’inscription).
• Connaissance du contexte métier des documents à relire
• Maîtrise des fonctionnalités de base de Microsoft Word
• Compréhension des objectifs d'une relecture documentaire
• Familiarité avec la recherche d'informations dans des textes longs
• Un abonnement payant à une solution d’IA offrant les fonctions utilisées, l’autorisation de l’organisation pour les outils tiers et les comptes et droits d’accès effectifs.

À préparer avant la session

• Un ordinateur opérationnel par participant.
• Un accès fonctionnel à Microsoft Word et Copilot.
• Un cas métier spécifique à analyser (données fictives ou anonymisées).

Ce que vous travaillerez

1. Définir la relecture

   Ce bloc permet de fixer les critères de relecture et de repérer les éléments sensibles dans un document.

2. Interroger le document

   Ce bloc permet de poser des questions ciblées et de retrouver les passages pertinents du texte.

3. Comparer et analyser

   Ce bloc permet d'analyser les formulations et les omissions en distinguant les apports de l'outil.

4. Valider la synthèse

   Ce bloc permet d'accepter ou de rejeter les propositions et de produire une synthèse fiable avec les points à arbitrer.

Ce que vous emportez

• Une note de relecture et une synthèse fidèle d'un document.
• Des supports pratiques complétés.
• Un canevas de relecture et un plan d'action personnalisé.

Méthode et évaluation

• Démonstrations commentées sur un cas concret
• Exercices guidés puis application à votre métier
• Revue croisée des résultats et vérification des sources
• Plan d’action individuel ou collectif

L’évaluation est formative : réalisation puis revue d’un cas pratique lié au livrable attendu (Une note de relecture et une synthèse fidèle du document). Les critères portent sur le respect du brief, l’exactitude du résultat, les vérifications effectuées et la capacité à expliquer ses choix. Chaque participant identifie une application à tester dans son travail.

Questions fréquentes

Quel bénéfice concret mon équipe peut-elle attendre après cette session ?

Votre équipe sera capable d'analyser des documents plus rapidement et avec plus de précision. Elle produira des synthèses fiables, ce qui améliorera la prise de décision et l'efficacité globale.

Qui doit participer et quelles connaissances sont utiles avant de venir ?

Les professionnels du juridique, de la conformité et les équipes administratives gérant des documents complexes devraient participer. Il est utile d'avoir une bonne connaissance de Microsoft Word et du contexte métier des documents à analyser.

Quels types de documents ou de données seront utilisés, et comment assurer la protection des informations confidentielles ?

Nous utiliserons des cas métier fournis par l'organisation, avec des données fictives ou anonymisées. La confidentialité sera assurée par l'utilisation de ces données non sensibles, ou de documents génériques.

Quel exercice pratique sera réalisé sur nos propres cas d'utilisation ?

Les participants travailleront sur un de leurs propres cas métier, en utilisant leurs documents. Ils mettront en pratique la relecture, la formulation de questions ciblées et la création d'une synthèse fidèle.

Quelles sont les limites de l'outil et qui est responsable de la validation finale des analyses ?

L'outil est une aide précieuse, mais la validation finale reste une responsabilité humaine. Le participant apprendra à interpréter et à critiquer les propositions de Copilot avant de les approuver.

Comment la session s'adapte-t-elle spécifiquement à nos métiers et à nos cas d'usage ?

La session est conçue pour être appliquée directement à vos propres documents et contextes. Nous travaillerons sur les exemples pertinents pour votre organisation, rendant l'apprentissage directement applicable à vos défis quotidiens.

Quelle est la durée et quel est le tarif Intra ?

Cette formation Intra dure une demi-journée, en présentiel, pour 12 personnes maximum par session. Le forfait est de 1 250 € HTVA par session. Les exercices sont adaptés au contexte de l’équipe ; la date, le lieu en Europe ou en Afrique et la langue de travail sont convenus ensemble. Les accès aux outils et leurs éventuels abonnements sont vérifiés avant la session.