Réunions Teams

Comment exploiter Copilot pour optimiser ses réunions Teams ?

• Microsoft Copilot
• Microsoft Teams

1250 € par session, HTVA

En résumé

Ce cours s'adresse aux chefs de projet et au management. Il leur apprendra à interroger leurs réunions Teams avec Copilot et à structurer les informations pertinentes. Les participants obtiendront un compte rendu qui distingue clairement décisions, actions et points non résolus, favorisant ainsi une meilleure exploitation des échanges professionnels.

Pourquoi cette formation ?

Le problème

Les équipes peinent à extraire rapidement les informations clés des réunions pour un suivi efficace.

Ce que cela coûte aujourd’hui

Les décisions prises sont mal documentées, les actions tardent à être assignées et les points non résolus persistent.

Pourquoi cette compétence

Cette compétence est nécessaire pour organiser et structurer les échanges professionnels afin d'assurer leur exploitabilité, notamment avec Microsoft Copilot et Microsoft Teams.

Ce que vous y gagnez

Le participant et l'entreprise obtiennent des comptes rendus fiables et exploitables, améliorant la qualité des décisions et la fiabilité du suivi.

Les objectifs de cette formation

• Vérifier les accès et les configurations nécessaires aux fonctionnalités de réunion avant son déroulement.
• Interroger une réunion avec Microsoft Copilot pour en extraire les informations pertinentes et les passages de référence.
• Distinguer clairement les décisions des propositions et des désaccords exprimés.
• Attribuer des actions de manière justifiée et uniquement si elles sont confirmées.
• Valider un compte rendu précis et conforme aux échanges.
• Préparer le suivi des actions avec les parties prenantes.

Pour qui et avec quels prérequis ?

Rôles et tâches concernés

• Chefs de projet responsables de la coordination des tâches
• Managers chargés de la prise de décisions stratégiques
• Superviseurs d'équipes de travail opérationnelles
• Responsables d'unité en charge du suivi des livrables

Compétences préalables

• AI Fundamentals et AI Prompting suivis, ou acquis équivalents (préalable pédagogique, pas une condition d’inscription).
• Compréhension des objectifs métier des réunions
• Connaissance des fonctionnalités de base de Microsoft Teams
• Capacité à identifier les informations clés lors d'un échange
• Familiarité avec les process de suivi interne
• Un abonnement payant à une solution d’IA offrant les fonctions utilisées, l’autorisation de l’organisation pour les outils tiers et les comptes et droits d’accès effectifs.

À préparer avant la session

• Un ordinateur par participant avec un accès aux outils.
• La vérification des accès, licences et autorisations nécessaires.
• Un cas métier à travailler, basé sur des données fictives ou anonymisées.

Ce que vous travaillerez

1. Préparer la réunion

   Le participant sera capable d'assurer que les conditions techniques et organisationnelles sont réunies pour l'exploitation de la réunion.

2. Exploiter les échanges

   Le participant sera capable d'interroger la réunion pour retrouver les informations et les arguments clés.

3. Structurer le compte rendu

   Le participant sera capable de classer les informations extraites pour distinguer les décisions et les actions validées.

4. Partager le suivi

   Le participant sera capable de faire valider le compte rendu et de préparer les étapes de suivi.

Ce que vous emportez

• Un compte rendu distinguant décisions, actions et points non résolus.
• Des supports pratiques et des canevas complétés pour les futures réunions.

Méthode et évaluation

• Démonstrations commentées sur un cas concret
• Exercices guidés puis application à votre métier
• Revue croisée des résultats et vérification des sources
• Plan d’action individuel ou collectif

L’évaluation est formative : réalisation puis revue d’un cas pratique lié au livrable attendu (Un compte rendu distinguant décisions, actions et points non résolus). Les critères portent sur le respect du brief, l’exactitude du résultat, les vérifications effectuées et la capacité à expliquer ses choix. Chaque participant identifie une application à tester dans son travail.

Questions fréquentes

Quel est le bénéfice concret de cette démarche pour l'équipe?

L'équipe bénéficie d'une meilleure clarté des décisions et d'un suivi des actions plus rigoureux. Cela réduit les malentendus et augmente l'efficacité collective. Les informations essentielles sont rapidement accessibles à tous.

Qui devrait participer à cette formation et quelles connaissances préalables sont utiles?

Les chefs de projet, managers et toute personne ayant à organiser ou suivre des réunions. Il est utile d'avoir une connaissance des objectifs métier des réunions et des fonctionnalités de base de Microsoft Teams.

Quels types de données ou documents seront utilisés et comment la confidentialité est-elle assurée?

Nous utiliserons des données fictives ou des cas anonymisés pour les exercices pratiques. Les informations sensibles de l'organisation seront protégées ou non utilisées. Les participants s'engagent à respecter la confidentialité.

Quel type d'exercice pratique sera réalisé sur un cas spécifique de l'organisation?

Les participants interrogeront une réunion de démonstration avec Microsoft Copilot et structureront les informations. Ils appliqueront ensuite cette méthode à un cas métier anonymisé afin d'élaborer un compte rendu détaillé.

Quelles sont les limites des outils utilisés et comment valider le résultat obtenu?

Microsoft Copilot est un assistant basé sur l'IA, il nécessite toujours une relecture humaine et une validation des informations. La validation du compte rendu est l'étape finale du processus et doit être effectuée par les parties prenantes concernées.

Comment le contenu de la formation est-il adapté aux spécificités du métier ou aux cas de mon organisation?

La formation est conçue pour être appliquée à divers contextes professionnels. Nous pouvons ajuster les exemples et les discussions pour refléter les défis spécifiques de votre organisation, sans modifier les modules de base. L'accent est mis sur l'adaptabilité des méthodes.

Quelle est la durée et quel est le tarif Intra ?

Cette formation Intra dure une demi-journée, en présentiel, pour 12 personnes maximum par session. Le forfait est de 1 250 € HTVA par session. Les exercices sont adaptés au contexte de l’équipe ; la date, le lieu en Europe ou en Afrique et la langue de travail sont convenus ensemble. Les accès aux outils et leurs éventuels abonnements sont vérifiés avant la session.