FAQ et onboarding

Comment préparer une FAQ et un parcours d’intégration avec NotebookLM ?

• NotebookLM

1250 € par session, HTVA

En résumé

Ce cours s'adresse aux professionnels souhaitant utiliser NotebookLM pour créer des ressources pour les nouveaux arrivants. Les participants apprennent à identifier les questions clés et à rassembler des documents pour construire un notebook d'accueil, une FAQ vérifiée et une liste de sources. Cela permet une documentation structurée et maintenable des informations essentielles à l'intégration.

Pourquoi cette formation ?

Le problème

Les nouvelles recrues peinent à trouver rapidement les informations essentielles et à comprendre les règles internes, ce qui ralentit leur autonomie.

Ce que cela coûte aujourd’hui

Les managers et les équipes passent du temps à répondre aux mêmes questions et à corriger des incompréhensions, générant des retards et une intégration fragmentée.

Pourquoi cette compétence

Cette compétence est nécessaire pour structurer la documentation d'intégration afin de rendre les informations facilement accessibles et vérifiables pour les nouveaux arrivants avec NotebookLM.

Ce que vous y gagnez

Le participant et l'entreprise gagnent en autonomie des nouvelles recrues et en fiabilité des informations d'intégration.

Les objectifs de cette formation

• Identifier les questions pertinentes d'un nouvel arrivant pour organiser l'information.
• Rassembler les procédures et supports autorisés pour construire une base de connaissances fiable.
• Préparer des réponses et un parcours de découverte en utilisant les fonctions de NotebookLM.
• Tester le parcours d'intégration pour repérer les points d'amélioration et les ambiguïtés.

Pour qui et avec quels prérequis ?

Rôles et tâches concernés

• Responsables de l'intégration des nouvelles recrues
• Chargés de communication interne
• Spécialistes en gestion des connaissances
• Responsables des ressources humaines
• Chefs de projet en digitalisation des processus

Compétences préalables

• AI Fundamentals et AI Prompting suivis, ou acquis équivalents (préalable pédagogique, pas une condition d’inscription).
• Connaissance des procédures internes d'intégration
• Capacité à identifier les besoins d'information des employés
• Familiarité avec l'organisation des documents d'entreprise
• Capacité à synthétiser des informations
• Un abonnement payant à une solution d’IA offrant les fonctions utilisées, l’autorisation de l’organisation pour les outils tiers et les comptes et droits d’accès effectifs.

À préparer avant la session

• Un ordinateur configuré pour l'accès aux outils.
• Un compte NotebookLM actif et autorisé.
• Un cas métier à travailler, utilisant des données fictives ou anonymisées.

Ce que vous travaillerez

1. Cadrer

   Le participant peut identifier les besoins d'information des nouveaux arrivants et distinguer les règles officielles des pratiques courantes.

2. Documenter

   Le participant est capable de rassembler les supports autorisés et d'organiser leurs sources pour une consultation fiable.

3. Construire

   Le participant peut créer des réponses claires, des quiz et une séquence de découverte avec les fonctionnalités disponibles de l'outil.

4. Tester

   Le participant est capable de simuler l'expérience d'un nouvel arrivant pour identifier les lacunes et les besoins de validation.

Ce que vous emportez

• Un notebook d’accueil structuré avec ses sources vérifiées.
• Une FAQ d'intégration documentée et testée.
• Un plan d'action pour l'amélioration continue des ressources d'accueil.

Méthode et évaluation

• Démonstrations commentées sur un cas concret
• Exercices guidés puis application à votre métier
• Revue croisée des résultats et vérification des sources
• Plan d’action individuel ou collectif

L’évaluation est formative : réalisation puis revue d’un cas pratique lié au livrable attendu (Un notebook d’accueil, une FAQ vérifiée et une liste de sources à maintenir). Les critères portent sur le respect du brief, l’exactitude du résultat, les vérifications effectuées et la capacité à expliquer ses choix. Chaque participant identifie une application à tester dans son travail.

Questions fréquentes

Quel est le résultat concret pour mon équipe après cette session ?

Votre équipe disposera d'un processus d'intégration mieux structuré et d'une base de connaissances fiable. Cela réduira le temps passé à répondre aux questions récurrentes des nouvelles recrues.

Qui doit participer à cette session et que doit-on savoir avant ?

Les responsables de l'intégration et de la communication interne sont les profils les plus pertinents. Les participants doivent connaître les procédures internes d'intégration et les besoins d'information des nouveaux employés.

Quelles données ou documents utiliserons-nous et comment protéger les informations sensibles ?

Nous travaillerons sur des cas métier concrets avec des données fictives ou anonymisées. La session respectera la confidentialité de toutes les informations utilisées.

Quel type d'exercice sera réalisé sur mon cas d'entreprise spécifique ?

Vous construirez un notebook d'accueil et une FAQ basés sur les procédures de votre entreprise. Vous testerez également un parcours d'intégration pour identifier les améliorations possibles.

Quelles sont les limites de l'outil et qui valide le résultat final de ce travail ?

NotebookLM est un outil d'aide à la structuration et à la préparation de contenu. Le contenu et sa validation finale relèvent toujours de l'expertise métier et de la gouvernance interne de votre organisation.

Comment adapter les enseignements à la spécificité de notre métier ou à nos cas d'usage internes ?

La session est conçue pour être appliquée à vos propres cas métier. Nous travaillerons sur des exemples directement liés à vos procédures d'intégration et à votre documentation interne.

Quelle est la durée et quel est le tarif Intra ?

Cette formation Intra dure une demi-journée, en présentiel, pour 12 personnes maximum par session. Le forfait est de 1 250 € HTVA par session. Les exercices sont adaptés au contexte de l’équipe ; la date, le lieu en Europe ou en Afrique et la langue de travail sont convenus ensemble. Les accès aux outils et leurs éventuels abonnements sont vérifiés avant la session.