OneDrive et SharePoint pour Copilot

Comment organiser OneDrive et SharePoint pour des réponses utiles avec Copilot ?

• Microsoft Copilot
• Microsoft 365

1250 € par session, HTVA

En résumé

Cette formation s'adresse aux responsables IT, administrateurs Microsoft 365, assistants et équipes administratives. Les participants apprennent à cartographier, structurer et vérifier les accès de leurs documents avec Microsoft Copilot, pour une organisation optimale de OneDrive et SharePoint. Le livrable est une structure documentaire pilote et une grille de qualité des sources, favorisant des réponses pertinentes.

Pourquoi cette formation ?

Le problème

Les équipes peinent à obtenir des réponses fiables et pertinentes de Copilot à partir de leurs documents d'entreprise.

Ce que cela coûte aujourd’hui

Cela mène à des incertitudes dans les décisions, des vérifications manuelles chronophages et un manque de confiance dans l'information numérique.

Pourquoi cette compétence

Une organisation rigoureuse des documents est indispensable pour permettre à Copilot de fournir des informations utiles et précises pour les tâches quotidiennes.

Ce que vous y gagnez

Le participant obtient des réponses précises de Copilot, une meilleure qualité des données utilisées et une plus grande autonomie dans la gestion documentaire.

Les objectifs de cette formation

• Cartographier les versions, doublons et propriétaires de documents existants.
• Définir des noms, dossiers et métadonnées cohérents pour la documentation.
• Distinguer l'accès humain des documents de leur découverte par Copilot.
• Vérifier les partages et autorisations avec l'administrateur des espaces documentaires.
• Tester des requêtes sur un corpus de documents pour identifier les ambiguïtés.
• Documenter la maintenance nécessaire pour la qualité des sources.

Pour qui et avec quels prérequis ?

Rôles et tâches concernés

• Responsables informatiques
• Administrateurs Microsoft 365
• Assistants administratifs
• Membres des équipes administratives

Compétences préalables

• AI Fundamentals et AI Prompting suivis, ou acquis équivalents (préalable pédagogique, pas une condition d’inscription).
• Compréhension du fonctionnement de OneDrive
• Connaissance des principes de SharePoint
• Familiarité avec l'organisation des documents numériques
• Un abonnement payant à une solution d’IA offrant les fonctions utilisées, l’autorisation de l’organisation pour les outils tiers et les comptes et droits d’accès effectifs.

À préparer avant la session

• Un ordinateur personnel par participant.
• Un accès fonctionnel aux outils Microsoft Copilot et Microsoft 365.
• Un cas métier spécifique à travailler.

Ce que vous travaillerez

1. Diagnostiquer

   Le participant identifie les documents de référence ainsi que les versions, doublons et propriétaires existants.

2. Structurer

   Le participant définit des règles claires de nommage, d'organisation des dossiers et de métadonnées pour la documentation.

3. Vérifier les accès

   Le participant comprend la distinction entre les accès des utilisateurs et la manière dont Copilot accède aux informations.

4. Tester

   Le participant évalue la pertinence des réponses de Copilot sur un ensemble de documents et planifie les corrections.

Ce que vous emportez

• Une structure documentaire pilote.
• Une grille de qualité des sources.
• Des supports pratiques et canevas complétés.

Méthode et évaluation

• Démonstrations commentées sur un cas concret
• Exercices guidés puis application à votre métier
• Revue croisée des résultats et vérification des sources
• Plan d’action individuel ou collectif

L’évaluation est formative : réalisation puis revue d’un cas pratique lié au livrable attendu (Une structure documentaire pilote et une grille de qualité des sources). Les critères portent sur le respect du brief, l’exactitude du résultat, les vérifications effectuées et la capacité à expliquer ses choix. Chaque participant identifie une application à tester dans son travail.

Questions fréquentes

Quel avantage concret cette session apporte-t-elle à mon équipe ?

Votre équipe pourra interagir plus efficacement avec Copilot, recevant des réponses pertinentes et basées sur des documents organisés. Cela améliore la confiance dans les informations disponibles et réduit le temps passé à rechercher des données ou à vérifier leur exactitude.

Qui devrait participer à cette session et quels sont les éléments à connaître ?

Les responsables informatiques, administrateurs Microsoft 365 et équipes administratives sont les plus concernés. Il est utile d'avoir une familiarité avec OneDrive et SharePoint, ainsi qu'une compréhension de l'organisation actuelle des documents de l'entreprise.

Quels types de données et documents seront utilisés pendant la session et comment sont-ils protégés ?

Nous utilisons des données fictives ou anonymisées, ou un cas métier fourni par votre organisation avec des mesures de confidentialité. Les informations sensibles sont traitées avec le plus grand soin et ne sont pas conservées au-delà de la session.

Quel exercice sera réalisé concrètement sur le cas de notre organisation ?

Les participants appliqueront les méthodes enseignées pour cartographier les documents, définir une structure pilote et vérifier les accès sur un cas métier spécifique. Cela inclut la simulation de requêtes Copilot et l'identification des points d'amélioration.

Quelles sont les limites des outils traités et qui valide le résultat de notre travail ?

Les outils comme Copilot dépendent de la qualité des données et de l'organisation des documents. La validation du travail accompli relève de l'administrateur des espaces documentaires ou des responsables internes de votre organisation.

Comment cette session peut-elle s'adapter aux spécificités de notre métier et à nos cas d'usage ?

La session est conçue pour être appliquée à des cas concrets apportés par les participants. Nous adaptons les exemples et les discussions aux types de documents et aux processus spécifiques à votre secteur d'activité, permettant une mise en œuvre personnalisée.

Quelle est la durée et quel est le tarif Intra ?

Cette formation Intra dure une demi-journée, en présentiel, pour 12 personnes maximum par session. Le forfait est de 1 250 € HTVA par session. Les exercices sont adaptés au contexte de l’équipe ; la date, le lieu en Europe ou en Afrique et la langue de travail sont convenus ensemble. Les accès aux outils et leurs éventuels abonnements sont vérifiés avant la session.