Réunions et dossiers de suivi

Comment préparer réunions et dossiers de suivi avec l'IA ?

1250 € par session, HTVA

En résumé

Ce module est destiné aux assistants et équipes administratives. Il leur permet de trier des documents, rédiger un ordre du jour, et extraire actions et échéances confirmées avec un assistant IA autorisé offrant des capacités d'analyse documentaire. Les participants repartent avec un dossier de réunion complet, enrichi de supports pratiques et d'un plan d'action pour optimiser leurs préparations au quotidien.

Pourquoi cette formation ?

Le problème

Les équipes administratives rencontrent des difficultés à organiser et traiter rapidement de gros volumes d'informations pour leurs réunions et dossiers.

Ce que cela coûte aujourd’hui

Cela entraîne des ordres du jour incomplets, des informations clés manquées et un suivi des décisions peu fiable.

Pourquoi cette compétence

Cette compétence est nécessaire pour automatiser et fiabiliser la préparation de réunions et de dossiers complexes, en assurant une meilleure qualité d'information avec l'assistant IA retenu.

Ce que vous y gagnez

Le participant et l'entreprise gagnent en autonomie dans le traitement de l'information, en fiabilité des préparations et en qualité des restitutions.

Les objectifs de cette formation

• Trier un dossier fictif de messages et notes
• Rédiger un ordre du jour orienté décisions
• Produire une synthèse pour le dirigeant
• Extraire actions et échéances confirmées
• Rédiger des relances personnalisées sans les envoyer
• Créer une checklist réutilisable

Pour qui et avec quels prérequis ?

Rôles et tâches concernés

• Assistants administratifs préparant des réunions
• Secrétaires gérant des dossiers complexes
• Collaborateurs administratifs organisant des informations
• Personnel de support analysant des documents pour des synthèses
• Chefs d'équipe souhaitant optimiser la préparation de leurs réunions

Compétences préalables

• AI Fundamentals et AI Prompting suivis, ou acquis équivalents (préalable pédagogique, pas une condition d’inscription).
• Compréhension des processus de réunion et de dossier
• Connaissance des objectifs des réunions de l'organisation
• Habitude de traitement de documents et de messages électroniques
• Capacité à identifier des informations clés dans des textes
• Un abonnement payant à une solution d’IA offrant les fonctions utilisées, l’autorisation de l’organisation pour les outils tiers et les comptes et droits d’accès effectifs.

À préparer avant la session

• Un ordinateur par participant.
• Un accès aux outils intégrant un assistant IA autorisé.
• Un cas métier à travailler avec des données fictives ou anonymisées.

Ce que vous travaillerez

1. Collecter l'information

   Ce bloc permet de trier efficacement des documents et d'identifier les pièces manquantes.

2. Préparer la réunion

   Ce bloc permet de rédiger un ordre du jour pertinent et une synthèse concise pour le dirigeant.

3. Suivre les décisions

   Ce bloc permet d'extraire les actions et échéances et de préparer des relances adaptées.

4. Contrôler et optimiser

   Ce bloc permet de vérifier les informations produites et de créer des outils pour les préparations futures.

Ce que vous emportez

• Un dossier de réunion avec ordre du jour, synthèse et suivi
• Des supports pratiques et canevas complétés
• Un plan d'action pour optimiser les préparations

Méthode et évaluation

• Démonstrations commentées sur un cas concret
• Exercices guidés puis application à votre métier
• Revue croisée des résultats et vérification des sources
• Plan d’action individuel ou collectif

L’évaluation est formative : réalisation puis revue d’un cas pratique lié au livrable attendu (Un dossier de réunion avec ordre du jour, synthèse et suivi). Les critères portent sur le respect du brief, l’exactitude du résultat, les vérifications effectuées et la capacité à expliquer ses choix. Chaque participant identifie une application à tester dans son travail.

Questions fréquentes

Quel est le résultat concret pour mon équipe après cette formation?

Votre équipe sera capable de préparer des réunions et des dossiers de manière plus structurée et rapide. Les informations clés seront mieux identifiées et les suivis de décision plus fiables.

Qui devrait participer à cette formation et quelles connaissances sont nécessaires avant?

Les assistants administratifs, les secrétaires et le personnel de support sont les participants idéaux. Il est essentiel de comprendre les processus de gestion de documents et l'importance de la préparation des réunions.

Quels types de données ou documents seront utilisés et comment les informations seront-elles protégées?

Des données fictives ou anonymisées seront utilisées pour les exercices pratiques. Les informations sensibles de l'entreprise ne seront pas exposées et resteront confidentielles.

Quel type d'exercice sera réalisé pendant la session?

Les participants travailleront sur un cas pratique concret, triant un dossier fictif, rédigeant un ordre du jour et extrayant des actions. Cela permet une application directe des compétences.

Quelles sont les limites de l'outil et qui valide le résultat final?

L'outil est un support à la préparation, pas un substitut à l'analyse humaine. La validation finale des documents produits reste sous la responsabilité du participant et de sa hiérarchie.

Comment la formation peut-elle être adaptée à mon métier et aux cas spécifiques de mon organisation?

La formation utilise des scénarios génériques qui peuvent être personnalisés avec des exemples propres à votre secteur. Les principes appris sont applicables à divers contextes professionnels.

Quelle est la durée et quel est le tarif Intra ?

Cette formation Intra dure une demi-journée, en présentiel, pour 12 personnes maximum par session. Le forfait est de 1 250 € HTVA par session. Les exercices sont adaptés au contexte de l’équipe ; la date, le lieu en Europe ou en Afrique et la langue de travail sont convenus ensemble. Les accès aux outils et leurs éventuels abonnements sont vérifiés avant la session.