Exigences, preuves et écarts

Comment relier chaque exigence de conformité à une source, une preuve et une action vérifiable ?

1250 € par session, HTVA

En résumé

En une demi-journée de 3 heures vous transformez un dossier documentaire en tableau de conformité exploitable. L’IA générative aide à extraire et reformuler les exigences, sans trancher leur portée juridique. Vous structurez les preuves, documentez les écarts et mesurez la qualité du livrable avant validation qualifiée.

Pourquoi cette formation ?

Une liste d’obligations ne permet pas, à elle seule, de démontrer la conformité. Sans référence précise, responsable identifié ni preuve attendue, les équipes ne savent pas expliquer un statut ou prioriser les vérifications manquantes. L’IA peut proposer une extraction utile, mais aussi fusionner deux exigences ou inventer une interprétation. La formation organise donc une vérification ligne par ligne et distingue systématiquement absence de preuve, écart constaté et applicabilité incertaine. Cas fil rouge : L’organisation fictive « Néravel Pièces » prépare une revue de conformité de son processus d’achat. Son dossier pédagogique rassemble des clauses contractuelles simulées, une procédure interne et des justificatifs incomplets. Le groupe doit constituer une matrice de dix exigences, sans confondre engagement contractuel, règle interne et obligation réglementaire à confirmer. Transfert au travail : Sur un périmètre professionnel restreint, reprendre le modèle avec des données autorisées et anonymisées. Faire valider les sources et l’applicabilité par un professionnel qualifié, puis comparer les taux de traçabilité et de complétude avant et après correction.

Les objectifs de cette formation

• Délimiter le périmètre documentaire et les exclusions de la revue
• Extraire des exigences unitaires avec leur référence source
• Structurer les colonnes de suivi, de preuve et de responsabilité
• Qualifier les écarts sans conclure automatiquement à une non-conformité
• Mesurer la traçabilité et la complétude de la matrice

Pour qui et avec quels prérequis ?

Rôles et tâches concernés

• Chargés de conformité et juristes participant aux revues documentaires
• Responsables qualité, contrôle interne ou achats chargés de rassembler les justificatifs

Compétences préalables

• Avoir déjà formulé des demandes simples à une IA générative
• Savoir manipuler un tableau et distinguer procédure, contrat et justificatif

Ce que vous travaillerez

1. Délimiter la revue documentaire

   Objectif : Fixer ce que la matrice doit couvrir. Périmètre, version des documents, catégories de sources et exclusions ; distinction entre exigence et recommandation.

2. Extraire sans inventer

   Objectif : Obtenir dix exigences unitaires traçables. Consigne d’extraction limitée aux documents fournis ; citation, localisation, reformulation et signalement des incertitudes.

3. Relier exigences et justificatifs

   Objectif : Construire un tableau utilisable en revue. Colonnes : identifiant, source, exigence, applicabilité, contrôle, preuve attendue, preuve disponible, responsable, statut, action et échéance.

4. Contrôler et préparer la validation

   Objectif : Mesurer les défauts et organiser leur traitement. Contrôle des références, doublons, champs manquants et cohérence des statuts ; versionnement et responsabilité de mise à jour.

Ce que vous emportez

• Fiche de périmètre et registre des sources
• Matrice de dix exigences avec preuves, responsables et statuts
• Journal des ambiguïtés et questions pour validation juridique
• Grille de contrôle qualité et plan de correction

Méthode et évaluation

• Apports courts suivis de pratique immédiate sur le cas fil rouge.
• Travail individuel puis en binômes, avec relecture croisée des productions.
• Mise en commun guidée : ce qui fonctionne, ce qui doit être corrigé, ce qui reste une décision humaine.
• Préparation : Prévoir un accès à une IA générative et à un tableur autorisés par l’organisation. Consulter le dossier fictif fourni ; tout exemple personnel doit être anonymisé et autorisé au partage.

Critères observables : Chaque exigence possède un identifiant et une référence retrouvable dans le dossier. ; Les dix lignes séparent exigence, preuve attendue, preuve disponible et statut. ; Chaque incertitude d’applicabilité est signalée sans conclusion juridique automatique. ; Chaque écart documenté comporte une action, un responsable proposé et une échéance à confirmer. ; Les taux de lignes sourcées et de champs obligatoires renseignés sont calculés, puis les défauts corrigés..

Questions fréquentes

L’IA détermine-t-elle les obligations applicables ?

Non. Elle aide à structurer les sources ; l’applicabilité reste à vérifier avec votre service juridique.

Faut-il utiliser des documents confidentiels ?

Non. Les exercices utilisent le dossier fictif ou des documents anonymisés, dans les outils autorisés.

Une preuve absente signifie-t-elle une non-conformité ?

Pas nécessairement : elle indique d’abord une vérification à conduire et à documenter.

La matrice vaut-elle avis juridique ?

Non. C’est un support de suivi dont les conclusions doivent être validées par un professionnel qualifié.