Procédures internes sourcées
Comment prototyper un assistant qui retrouve la procédure applicable, cite sa source et sait passer le relais ?
3500 € par session, HTVA
En résumé
Deux journées, soit 14 heures hors pauses, pour concevoir un prototype d’assistant documentaire destiné aux opérations et aux achats. Vous préparez un corpus maîtrisé, définissez les règles de réponse, testez les situations sensibles et construisez un plan pilote. L’objectif reste une assistance vérifiable, sans décision ni exécution autonome.
Pourquoi cette formation ?
Une réponse plausible sur un seuil d’achat ou une réception litigieuse peut déclencher une mauvaise action. L’assistant doit distinguer procédure applicable, document périmé et information absente, plutôt que compléter les lacunes. La qualité dépend autant du corpus et des droits d’accès que des consignes données au modèle. La formation associe préparation documentaire, réponses sourcées et essais contradictoires pour rendre les limites du prototype visibles. Cas fil rouge : L’organisation fictive « Ostraline Assemblage » possède des procédures d’achat, de réception et de traitement des non-conformités. Des versions contradictoires circulent. Le prototype doit orienter un magasinier ou un acheteur vers la bonne règle, sans révéler les informations réservées ni autoriser une dérogation. Transfert au travail : Soumettre le dossier pilote aux responsables achats, documentaire et sécurité ; sélectionner ensuite un périmètre autorisé, désigner les testeurs et comparer les réponses aux procédures validées avant toute ouverture élargie.
Les objectifs de cette formation
- Délimiter les demandes couvertes et les décisions exclues.
- Structurer un corpus avec versions, propriétaires et restrictions.
- Configurer un prototype produisant des réponses sourcées.
- Mesurer les erreurs sur un jeu de tests documenté.
- Formaliser les conditions d’ouverture d’un pilote.
Pour qui et avec quels prérequis ?
Rôles et tâches concernés
- Responsables opérations, achats et qualité propriétaires de procédures.
- Référents IA et chefs de projet accompagnant un assistant documentaire interne.
Compétences préalables
- Utiliser régulièrement une IA générative et rédiger des consignes structurées.
- Connaître un processus achats ou opérations et ses validations.
- Savoir organiser des documents et consigner des résultats dans un tableau.
Ce que vous travaillerez
Cadrer les usages
Objectif : Fixer les frontières de l’assistant. Questions procédurales, exclusions, validations humaines.
Qualifier les documents
Objectif : Retenir les sources applicables. Versions, dates d’effet, contradictions et propriétaires.
Concevoir les accès
Objectif : Séparer les périmètres documentaires. Confidentialité, minimisation et contrôle hors modèle.
Spécifier les réponses
Objectif : Rendre les consignes vérifiables. Citations, clarification, abstention et relais humain.
Assembler le prototype
Objectif : Relier questions et sources. Recherche documentaire selon capacités disponibles ; contexte sélectionné manuellement sinon.
Construire le référentiel d’essai
Objectif : Définir les réponses attendues. Cas nominaux, ambigus, absents et contradictoires.
Évaluer les réponses
Objectif : Mesurer les écarts procéduraux. Grille de notation et gravité des erreurs.
Éprouver les protections
Objectif : Repérer les contournements. Instructions malveillantes dans les documents, divulgation et fausses dérogations.
Corriger et retester
Objectif : Vérifier les améliorations sans régression. Corrections du corpus, des consignes ou du périmètre.
Préparer le pilote
Objectif : Conditionner une ouverture limitée. Responsables, seuils d’acceptation, remontées d’erreurs et actualisation.
Ce que vous emportez
- Dossier de corpus qualifié et matrice d’accès.
- Prototype et spécification des règles de réponse.
- Jeu de tests annoté et bilan des corrections.
- Plan pilote avec responsabilités et critères d’arrêt.
Méthode et évaluation
- Apports courts suivis de pratique immédiate sur le cas fil rouge.
- Travail individuel puis en binômes, avec relecture croisée des productions.
- Mise en commun guidée : ce qui fonctionne, ce qui doit être corrigé, ce qui reste une décision humaine.
- Préparation : Prévoir uniquement des procédures fictives ou anonymisées, avec dates et versions conservées. Vérifier l’accès à un outil autorisé par l’organisation et ses possibilités documentaires.
Critères observables : Chaque réponse exploitable renvoie à une section vérifiable du corpus applicable. ; Les demandes sans source suffisante entraînent une abstention ou une clarification. ; Aucun contenu restreint n’apparaît dans les essais de profils non autorisés. ; Les scores distinguent exactitude, traçabilité, abstention et confidentialité. ; Le plan pilote précise validation humaine, maintenance documentaire et arrêt..
Questions fréquentes
Faut-il programmer ?
Non ; le prototype dépend des capacités de l’environnement autorisé.
Peut-on utiliser nos procédures ?
Seulement fictives ou anonymisées pendant les exercices, dans les outils autorisés.
L’assistant peut-il approuver un achat ?
Non ; il explique la procédure et renvoie au valideur compétent.
Le prototype est-il prêt pour tous les salariés ?
Non ; sécurité, droits réels et maintenance nécessitent une validation avant extension.
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