Devis sous contrôle

Comment utiliser l’IA pour rendre des offres fournisseurs comparables sans masquer leurs écarts ni leurs incertitudes ?

1250 € par session, HTVA

En résumé

En une demi-journée de 3 heures vous utilisez l’IA générative pour extraire les conditions de plusieurs offres, harmoniser leur périmètre et préparer une recommandation d’achat argumentée. Vous repartez avec une matrice comparative vérifiée, des questions de clarification et une méthode de contrôle des calculs et des sources.

Pourquoi cette formation ?

Un montant total inférieur ne suffit pas à départager des offres : unités, quantités, prestations incluses, délais et conditions de paiement peuvent modifier la comparaison. Une information absente doit rester visible plutôt que devenir une hypothèse implicite. L’IA aide à structurer les informations et à formuler les écarts, mais peut confondre une option avec une prestation incluse. Le participant conserve la responsabilité des vérifications, des pondérations et de la recommandation transmise au décideur. Cas fil rouge : L’organisation fictive Lentavie Conditionnement doit renouveler ses cartons d’expédition. Trois fournisseurs proposent des conditionnements, minimums de commande et modalités de livraison différents. Une offre omet les frais de transport ; une autre propose une option technique dont l’utilité reste à vérifier. Transfert au travail : Sur une prochaine consultation autorisée, reprendre la matrice, faire relire les écarts par un collègue et mesurer la proportion de champs vérifiés, les omissions restantes et les corrections de calcul nécessaires avant validation.

Les objectifs de cette formation

  • Définir un périmètre commun et des critères de comparaison explicites.
  • Extraire les conditions commerciales avec une référence à leur source.
  • Normaliser unités, quantités et postes inclus sans inventer les données manquantes.
  • Contrôler les calculs et tester l’effet des pondérations.
  • Rédiger une recommandation conditionnelle et des demandes de clarification.

Pour qui et avec quels prérequis ?

Rôles et tâches concernés

  • Acheteurs et assistants achats préparant des consultations fournisseurs.
  • Responsables opérationnels amenés à justifier un choix d’approvisionnement.

Compétences préalables

  • Avoir déjà utilisé un assistant d’IA générative pour une tâche simple.
  • Savoir lire un devis et effectuer des calculs élémentaires dans un tableur.

Ce que vous travaillerez

  1. Définir la base commune

    Objectif : Fixer les règles avant d’examiner les offres. Besoin, quantités, exigences techniques, critères éliminatoires et critères pondérés ; distinction entre conformité et préférence.

  2. Extraire sans compléter arbitrairement

    Objectif : Construire une matrice fidèle aux documents. Consigne d’extraction structurée : champ, valeur, unité, source et statut. Traitement des options, exclusions et mentions illisibles.

  3. Harmoniser et contrôler

    Objectif : Comparer des périmètres réellement équivalents. Conversion des conditionnements, minimums de commande, transport, options nécessaires, distinction HT/TTC et modalités de paiement ; contrôle indépendant des opérations.

  4. Argumenter la décision

    Objectif : Présenter un choix défendable et ses limites. Structure d’une note d’achat : conformité, écarts déterminants, risques, questions ouvertes et conditions de validation.

Ce que vous emportez

  • Fiche de périmètre et grille de critères pondérés.
  • Matrice comparative sourcée avec calculs vérifiés.
  • Liste de questions de clarification par fournisseur.
  • Note de recommandation et registre des contrôles.

Méthode et évaluation

  • Apports courts suivis de pratique immédiate sur le cas fil rouge.
  • Travail individuel puis en binômes, avec relecture croisée des productions.
  • Mise en commun guidée : ce qui fonctionne, ce qui doit être corrigé, ce qui reste une décision humaine.
  • Préparation : Disposer d’un accès à un assistant d’IA et à un tableur autorisés par l’organisation. Préparer un dossier fictif ou anonymisé comprenant trois offres et un besoin d’achat ; retirer les informations confidentielles avant toute saisie.

Critères observables : Chaque donnée décisive renvoie à une rubrique identifiable du devis. ; Les offres sont ramenées au même besoin, avec unités et périmètres explicités. ; Les informations absentes sont signalées, jamais remplacées par des suppositions. ; Les calculs sont reproduits dans le tableur et les écarts corrigés. ; La recommandation distingue faits, hypothèses et réserves bloquantes..

Questions fréquentes

Faut-il retenir automatiquement l’offre la moins chère ?

Non. La conformité au besoin précède le classement ; les critères retenus doivent expliquer les arbitrages.

Que faire si le transport n’est pas chiffré ?

Signaler le total comme incomplet et demander une clarification, sans assimiler l’absence de montant à la gratuité.

Peut-on déposer des devis réels dans l’assistant ?

Les exercices utilisent des cas fictifs ou anonymisés, exclusivement dans les outils autorisés par l’organisation.

L’IA valide-t-elle les calculs et le fournisseur ?

Non. Les calculs sont vérifiés séparément et la décision reste soumise aux règles internes de validation des achats.

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